Eemaldage peidetud ja isiklikud andmed, skannides dokumente, esitlusi ja raamatuid. Metaandmete salvestamine Excelisse. Vahemiku objekt Mis on metaandmed

Varjatud teave võib hõlmata järgmist:

peidetud andmed ja isikuandmed, mida ei tohiks Wordi dokumentides jagada

Exceli andmed lisatakse töövihikusse teiste inimestega koostööd tehes

Varjatud andmed ja isikuandmed PowerPointis, mida võidakse salvestada esitluses või selle metaandmetes.

dokumenditeave ja failiatribuudid rakenduses Visio Drawings

Märge: Kui te oma dokumenti Microsoftile ei esita, ei näe me selle andmeid.

Selles artiklis kirjeldatakse andmetüüpe, mida tavaliselt Office'i dokumentidesse salvestatakse, et saaksite otsustada, mida säilitada ja mida dokumendist või metaandmetest eemaldada. Teatud andmeid, mida dokumendiinspektor ei saa kustutada, on kirjeldatud Wordi, Exceli ja PowerPointi üksikasjalikult kirjeldavates tabelites.

Klientide või kolleegidega jagatav Wordi dokumendi elektrooniline koopia sisaldab sageli varjatud andmeid või isiklikku teavet, mis on salvestatud dokumendis endas või dokumendi atribuutides või metaandmetes.

Nõuanne: faili > Tihend, klõpsake Printige kõik lehed ja tühjendage märge Trükiparandused.

Wordi dokumendid võivad sisaldada järgmist tüüpi peidetud ja isiklikku teavet.

Märkmed, redaktsioonirežiimi märgid, versioonid ja käsitsi kirjutatud märkmed. Kui teete dokumendi loomisel teistega koostööd, võib dokument sisaldada selliseid elemente nagu redaktsioonikirjed, märkmed, käsitsi kirjutatud märkmed ja versioonid. See teave võib võimaldada teistel näha dokumendi kallal töötanud inimeste nimesid, ülevaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi, kuid mitte juhul, kui te ei soovi seda jagada kellegagi väljaspool oma meeskonda.

Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad teavet dokumendi kohta, nagu autor, teema ja pealkiri. Dokumendi atribuudid sisaldavad ka teavet, mille Office'i programmid automaatselt salvestavad, näiteks dokumendi viimati salvestanud isiku nimi ja dokumendi loomise kuupäev. Teatud funktsioonide kasutamisel võib dokument sisaldada ka erinevat tüüpi isiklikku teavet, nagu meili päised, ülevaate esitamise teave, dokumendi marsruudid ja mallide nimed.

Päised ja jalused. Wordi dokumendid võivad sisaldada andmeid päistes ja jalustes. Lisaks võisite lisada oma Wordi dokumendile tausta.

Peidetud tekst Wordi dokumendid võivad sisaldada peidetud tekstina vormindatud teksti. Kui te ei tea, kas dokumendis on peidetud teksti, saate otsimiseks kasutada dokumendiinspektorit.

Dokumendiserveri omadused. Kui dokument salvestati dokumendihaldusserverisse (nt dokumendi tööruumi saidile või Windows SharePoint Servicesi teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveri asukohaga seotud teavet.

Kohandatud XML-andmed Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis ei ole dokumendis nähtavad. Dokumendiinspektor saab need XML-andmed üles leida ja eemaldada.

kasutades dokumendiinspektorit

Saate kasutada dokumendiinspektorit, et leida ja eemaldada Wordi dokumentidest peidetud ja isikuandmeid. Soovitame enne Wordi dokumendi elektroonilise koopia (nt meilimanuse) jagamist kasutada dokumendiinspektorit.

Avage Wordi dokument, mille varjatud ja isiklikke andmeid soovite kontrollida.

Avage vahekaart Fail, vajuta nuppu Salvesta kui ja sisestage nimi väljale Faili nimi originaaldokumendi koopia salvestamiseks.

Avage originaaldokumendi koopia vahekaart Fail ja vajutage nuppu Intelligentsus.

Klõpsake Veaotsing, seejärel valige Dokumendiinspektor.

Dialoogiboksis Dokumendiinspektor Märkige märkeruudud, et valida peidetud teabe tüübid, mida soovite kontrollida.

Klõpsake nuppu Kontrollima.

Vaadake dialoogiboksis skannimise tulemused üle Dokumendiinspektor.

Klõpsake nuppu kustuta kõik dokumendist eemaldatavate peidetud andmete tüüpide kontrollimise tulemuste kõrval.

Tähtis:

• Dokumendist eemaldatud peidetud andmeid ei saa alati käsuga taastada Tühista.

  Kui soovite OpenDocument (ODT) vormingus salvestatud dokumentidest peidetud andmeid ja isiklikku teavet eemaldada, peate käivitama dokumendiinspektori iga kord, kui salvestate dokumendi selles vormingus.

Otsige üles ja eemaldage Wordi dokumentidest Dokumendiinspektor

Wordi dokumendiinspektor kuvab mitu erinevat inspektorit, mis võimaldavad teil leida ja eemaldada Wordi dokumentide peidetud andmeid ja isiklikku teavet. Loendi eri tüüpi peidetud ja isiklikest andmetest, mida Dokumendiinspektor saab Wordi dokumentidest leida ja sealt eemaldada, vaadake allolevast tabelist.

Märkused:

Kui jagate Exceli töövihiku elektroonilist koopiat, vaadake töövihikust kindlasti peidetud või isiklikke andmeid, mis võivad olla töövihikusse või selle dokumendi atribuutidesse (metaandmetesse) salvestatud.

Exceli dokumendiinspektor aitab teil leida ja eemaldada töövihikutest peidetud andmeid ja isiklikku teavet.

Märge: Kuigi saate eemaldada peidetud ja isiklikku teavet töövihikutest, mida olete teistega jaganud, ei saa te märkmeid, märkmeid, dokumendi atribuute ega isiklikku teavet eemaldada, kui Exceli töövihik salvestati ühiskasutusena. Nende andmete eemaldamiseks jagatud töövihikust kopeerige need esmalt ja tühistage jagamine.

Peidetud ja isikuandmete leidmine ja eemaldamine

Dokumendiinspektor aitab teil Exceli töövihikutes peidetud andmeid ja isikuandmeid leida ja eemaldada. Soovitame kasutada Dokumendiinspektorit enne raamatu elektroonilise koopia (nt meilimanuse) jagamist.

Peidetud ja isiklike andmete tüübid Excelis

Allpool on loetletud mõned üksused, mis võivad olla Exceli töövihikute peidetud ja isiklike andmete allikaks.

Kui raamat loodi koos teistega, võib see sisaldada märkmeid ja käsitsi kirjutatud märkmeid. See teave võimaldab teistel näha raamatusse panustanud inimeste nimesid, vaadata arvustajate kommentaare ja näha raamatus tehtud muudatusi.

Metaandmed ja dokumendi atribuudid Excelis, nagu ka teistes Office'i rakendustes, sisaldavad sellist teavet nagu autor, teema ja pealkiri. Office salvestab automaatselt töövihiku viimati salvestanud inimese nime, dokumendi loomise kuupäeva ja dokumendi asukoha (Excel 2013 või uuem). Teil võib olla täiendavat isikut tuvastavat teavet (PII), nagu meili päised, saatmisteave, sirvimine ja marsruudid, printeri atribuudid (nt printeri tee ja turvalise printimise parool) ja failitee teave, mida avaldada. Veebilehed.

Päised ja jalused. Exceli töövihikud võivad sisaldada andmeid päistes ja jalustes.

Peidetud read, veerud ja lehed. Raamatus saab peita ridu, veerge ja terveid lehti. Kui levitate peidetud ridu, veerge või lehti sisaldava töövihiku koopiat, saavad teised inimesed neid kuvada ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.

Dokumendiserveri omadused. Dokumendihaldusserverisse (nt dokumendi tööruumi saidile või Windows SharePoint Servicesi teeki) salvestatud töövihik võib sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või serveri asukohateavet.

Kohandatud XML-andmed. Exceli töövihikud võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida dokumendis endas ei kuvata. Dokumendiinspektor saab need XML-andmed üles leida ja eemaldada.

Nähtamatu sisu. Raamatud võivad sisaldada objekte, mis on vormindatud nähtamatuks.

Manustatud failid või objektid. Töövihikutel võib olla manustatud faile (nt Office'i dokumendid või tekstifailid) või manustatud objekte (nt diagramme või võrrandeid), mis sisaldavad nähtamatuid andmeid.

VBA koodil põhinevad makrod. Töövihikud võivad sisaldada makrosid, VBA-mooduleid, COM- ja ActiveX-juhtelemente, kasutajavorme või kasutaja määratud funktsioone, mis võivad sisaldada peidetud andmeid.

Vahemällu salvestatud andmetega üksused. Töövihikutes võib olla vahemällu salvestatud andmeid PivotTable-liigendtabelitest, PivotChartidest, Slicers'ist, ajaskaaladest ja kuubikvalemitest, mis ei pruugi ilmuda.

Exceli küsitlused. Töövihikutes võib olla peidetud Exceli küsitluse küsimusi, mis sisestati veebi Excelisse ja salvestati töövihikusse, kuid pole töövihikus nähtavad.

Skriptihaldur Skriptid. Töövihikutes võivad olla skriptid defineeritud skriptihalduri abil. Need võivad sisaldada vahemällu salvestatud või peidetud andmeid.

Filtrid. Töövihikutel võivad olla aktiivsed automaatfiltrid või tabelifiltrid, mis võivad põhjustada vahemällu salvestatud või peidetud andmete salvestamist töövihikutesse.

Varjatud nimed. Raamatutes võib olla peidetud nimesid, mis võivad olla peidetud andmete allikaks.

Otsige üles ja eemaldage Exceli dokumentidest dokumendiinspektor

Dokumendiinspektor kuvab tuvastatud üksused, mis aitavad teil Exceli töövihikutega seotud peidetud andmeid ja isiklikku teavet leida ja eemaldada. Allolevas tabelis on loetletud peidetud ja isikliku teabe tüübid, mida Dokumendiinspektor võib töövihikutest leida ja sealt eemaldada.

Märkused:

Microsoft Excel Starter 2010 ei toeta kõiki tabelis loetletud Exceli funktsioone.

Kui teie organisatsioon on dokumendiinspektorisse lisanud kohandatud mooduleid, võidakse avastada täiendavat tüüpi andmeid.

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad sisaldada andmeid, mida töövihikus ei kuvata. Ta ei saa neid kustutada, kuna see võib viia selleni, et raamat ei tööta korralikult. Saate iga leitud üksuse üle vaadata ja otsustada, kas eemaldada see käsitsi või asendada see ilma peidetud andmeteta elemendiga, näiteks staatilise pildiga.

Saate leida ja eemaldada PowerPointi esitlustest peidetud teavet dokumendiinspektori abil.

Nõuanne: Kui te lihtsalt ei kirjuta märkmeid, valige faili > Tihend, klõpsake suurusega slaididel terve leht ja tühjendage märge Märkmete trükkimine.

Peidetud ja isikuandmete leidmine ja eemaldamine

Varjatud ja isikuandmete tüübid

PowerPointi esitlusse saate salvestada erinevat tüüpi peidetud ja isiklikke andmeid. Kuigi see teave ei pruugi olla kohe nähtav, saab selle siiski esitlusest välja lugeda.

Varjatud andmed võivad sisaldada andmeid, mille PowerPoint lisab, et saaksite oma esitlust teiste inimestega jagada. See hõlmab ka teavet, mis on tahtlikult peidetuks märgitud.

PowerPointi esitlused võivad sisaldada järgmist tüüpi peidetud ja isiklikku teavet.

Märkmed ja käsitsi kirjutatud märkmed. Kui esitlus loodi koos teistega, võib see sisaldada märkmeid või käsitsi kirjutatud märkmeid. See teave võimaldab teistel kasutajatel vaadata tehtud muudatusi ja esitluse kallal töötanud kasutajate nimesid ning arvustajate kommentaare.

Plaastri jälgimise andmed. Kui teete koostööd jagatud dokumendiga, mis on salvestatud pilve, jälgib PowerPoint 2016 for Office 365, kes ja millal dokumendis muudatusi tegi.

Dokumendi omadused ja isikuandmed. Dokumendi atribuudid (metaandmed) hõlmavad esitluse teavet, nagu autori nimi, teema ja pealkiri. Need sisaldavad ka teavet, mille Office'i programmid automaatselt salvestavad, näiteks dokumendi viimati salvestanud isiku nime ja dokumendi loomise kuupäeva. Kui kasutasite teatud funktsioone, võib dokument sisaldada ka täiendavat isiklikku teavet, nagu meili päised, ülevaate esitamise teave, dokumendi marsruudid, printeriteed ja failitee teave veebilehtede avaldamiseks.

Nähtamatu sisu slaidil. Esitlus võib sisaldada objekte, mis on vormindatud mittekuvatavaks.

Sisu väljaspool slaidi. PowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mida ei kuvata, kuna need on slaidilt maha viidud. Sellised objektid võivad olla pealdised, pildid, graafilised elemendid ja tabelid.

Märkused esitluse kohta. PowerPointi esitluse märkmete jaotis võib sisaldada teksti, mida te ei pruugi soovida teistega jagada, eriti kui märkmed on loodud ainult esineja jaoks.

Dokumendiserveri omadused. Kui esitlus salvestati dokumendihaldusserverisse, näiteks Document Workspace'i veebisaidile või Windows SharePoint Servicesi teeki, võib see sisaldada täiendavaid atribuute või serveri asukohateavet.

Kohandatud XML-andmed. Esitlused võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida esitluses endas ei kuvata. Dokumendiinspektor saab need XML-andmed üles leida ja eemaldada.

Teave, mille dokumendiinspektor leiab ja eemaldab

PowerPointi dokumendiinspektor kuvab mitu erinevat inspektorit, mis aitavad teil leida ja eemaldada PowerPointi esitlustele omaseid peidetud andmeid ja isiklikku teavet. Loendi eri tüüpi peidetud ja isikuandmetest, mida Dokumendiinspektor võib esitlustest leida ja sealt eemaldada, leiate allolevast tabelist.

Kui teie organisatsioon on lisanud dokumendiinspektorisse täiendavaid mooduleid, saate oma esitlustes kontrollida muud tüüpi teavet.

Teave, mille dokumendiinspektor leiab, kuid ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad sisaldada andmeid, mida esitluses ei kuvata. Ta ei saa neid kustutada, kuna see võib viia selleni, et esitlus ei tööta korralikult. Saate iga leitud üksuse üle vaadata ja otsustada, kas eemaldada see käsitsi või asendada see ilma peidetud andmeteta elemendiga, näiteks staatilise pildiga.

Dokumendiinspektor ja isikuandmed

Office 365 Insidersi jaoks mõeldud PowerPoint 2016 järgus 8403 tutvustatud muudatuste jälgimise andmed illustreerivad dokumendiinspektori piiranguid. Oletame näiteks, et Julia ja Linda teevad Office 365-s esitlust A koostööd. Redaktsioonide jälgimise andmed (kasutajate nimed ja nende muutmise aeg) lisatakse esitlusele. Kui Mohammed avab seejärel PowerPoint 2013-s esitluse A ja käivitab isikuandmete eemaldamiseks File Document Inspectori, ei suuda selle PowerPointi versiooni Dokumendiinspektor tuvastada ega eemaldada esitlusele lisatud muudatuste jälgimise andmeid, kasutades Office 365PowerPointi hilisemat versiooni, mida kasutab Julia ja Li. jah. Mohammed ei saa paiga jälgimise andmeid kustutada ilma PowerPointi praegusele versioonile üleminekuta ja seejärel Document Inspectori käivitamata

Saate Visios peidetud teabe eemaldada, nagu ka teistes Office'i rakendustes. Enne Visio dokumendi kopeerimise alustamist võib olla teavet, mida soovite dokumendist ja dokumendi failiatribuutidest eemaldada.

Saate Visios hõlpsalt kustutada järgmised isiklikud andmed.

Dokumendi lehtedele lisatud märkused

Arvustajate nimed ja initsiaalid ning nende tehtud parandused

Teed elemendikomplektideni

Mallide teed ja nende failide nimed

Märge: Kui dokument avaldatakse jagatud serveris, kuvatakse selle avamisel teave selle kohta, kes selle avas, ja arvuti nimi, kus fail on salvestatud. Nende andmete kaitsmiseks piirake juurdepääsu dokumentidele ainult usaldusväärsetele inimestele.

Visio esitlustest peidetud teabe leidmiseks ja eemaldamiseks toimige järgmiselt.

Klõpsake faili > intelligentsus > Isikuandmete kustutamine.

Avage vahekaart Isiklik informatsioon.

Märkige ruut Eemaldage dokumendist järgmised elemendid.

Nõuanne: Märkige ruut Hoiatage, kui need andmed uuesti sisestatakse kui soovite saada hoiatust, kui proovite isikuandmeid uuesti sisestada.

Tundlike andmete eemaldamiseks välistest allikatest märkige ruut Eemaldage andmed praegusesse dokumenti salvestatud välistest allikatest.

Märge: See märkeruut Mitte Võimaldab kustutada kujundiga seotud andmeid. See eemaldab skeemist andmeallika, kuid kui selle andmed on juba skeemis, tuleb need käsitsi eemaldada.

Tagasiside

Seda artiklit on värskendatud 8. jaanuar 2019 teie kommentaaride tulemusena. Kui leidsite, et see artikkel oli teile kasulik, ja eriti kui te seda ei tee, kasutage allolevaid tagasiside juhtelemente, et hoida avatuna mõned konstruktiivsed soovitused, et saaksime seda paremaks muuta.

Märge: See leht on automaatselt tõlgitud ja võib sisaldada ebatäpsusi ja grammatilisi vigu. Meie jaoks on oluline, et see artikkel oleks teile kasulik. Kas teave oli kasulik? Mugavuse huvides ka (inglise keeles).

Teen koostööd välisteenusega, mis sisaldab selle teenuse kviitungite andmeid ja kuvab Excelis. Soovin salvestada Excelisse sisselogitud teabe. Vahemiku objekt. Kas on mõni Exceli atribuut. Vahemikuobjektid, kuhu saab metaandmeid salvestada?

Täpsustage nagu Perspektiivi perspektiivis. TaskItem sisaldab üksuse atribuudid, mis on perspektiiv. ItemProperty Object. Kas Excelis on midagi sellist?

Ja kui mitte, siis parim viis on salvestada metaandmed Excelisse. Vahemik?

Redigeerimine: ma pean selle metaandmete teabega jääma. Kui kasutaja õpetuse salvestab, lõpetab ja seejärel uuesti avab, peaksin mul olema võimalik need metaandmed Excelist välja võtta. Vahemiku objekt (või mõni muu omadus)

2 vastust

Kuna teave peab olema järjepidev, valisin lihtsama ja selgema lähenemisviisi. Looge uus tööleht, pange sellele nimi nagu metaandmed (juhul, kui teil on seda tüüpi mitu). Seadke see väärtusele VeryHidden (xlSheetVeryHidden"ei tohi olla Excelis peitmata, te ei tohi seda koodi eest peita):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Salvestage kõik oma vahemiku R1 metaandmed vahemiku R1 metaandmete lehel. Teie kood on sel viisil väga lihtne ja selge.

See võib välja näha umbes selline:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Väga vähesed kasutajad teavad, et iga arvutisse salvestatud faili kohta on metaandmete kogum, mis sisaldab teavet selle allika, autori ja muude oluliste üksikasjade kohta, olenevalt faili tüübist. Selles artiklis käsitlen metaandmeid, räägin teile, mis need on ja milleks neid kasutatakse. Seejärel kirjeldan, kuidas metaandmeid lisada ja eemaldada. Kõik kirjeldatud kehtib mis tahes Windowsi versiooni kohta.

Mis on metaandmed?

Metaandmed on teave, mis salvestatakse peaaegu igat tüüpi failidesse. See võib sisaldada teie nime, ettevõtte või organisatsiooni nime, teie arvuti nime, teie võrgus oleva serveri nime või draivi, millele fail on salvestatud; isiklikud kommentaarid, eelmiste autorite nimed, loomise aeg ja viimase muutmise aeg, versiooni või redaktsiooni number.

Olenevalt olukorrast võivad need andmed olla kasulikud ja vastupidi. Näiteks kui teil on vaja jälgida faili erinevaid autoreid, võivad metaandmed selles aidata. Metaandmed võivad olla kasulikud ka Windowsis failide otsimisel. Näiteks kui teie fotokogu sisaldab metaandmeid, on see väga kasulik, kui peate leidma foto, mille tegite konkreetsel päeval ja kellaajal.

Teisest küljest, kui töötate õigusvaldkonnas või soovite lihtsalt säilitada konfidentsiaalsust, eemaldage faile kellelegi teisele edastades neist võimalikult palju teavet, kuna metaandmed järgivad neid faile kõikjal.

Kuidas metaandmeid lisada ja muuta

Enamikul failidel on oma metaandmete komplekt, kuid sageli ei saa neid muuta ilma kolmandate osapoolte arendajate spetsiaalse tarkvarata. Kuigi kontorifailide (Word, Excel, PowerPoint) metaandmeid on üsna lihtne redigeerida. Esiteks avage kontekstimenüü, et pääseda juurde ja vaadata nende failide metaandmeid paremklõps ja valige "Atribuudid".

See avab faili atribuutidega akna. Selles aknas avage vahekaart "Üksikasjad". See kuvab väljade loendi, mis sisaldab teavet faili kohta, sealhulgas selle autori, loomise või muutmise aja või isegi selle, kui palju sõnu ja märke see sisaldab.

Mõnda neist väljadest saab muuta. Selleks peate lihtsalt viima hiirekursori väljale, mida soovite muuta, ja sisestama vajaliku. Kui soovite, et need väljad jääksid tühjaks, kustutage lihtsalt kõik, mis neile on kirjutatud.

Iga kord, kui loome, avame või salvestame Microsoft Wordi dokumendi, salvestatakse sellesse lisateavet, mida nimetatakse metaandmeteks. Sama võib öelda Microsoft Exceli ja Microsoft PowerPointi failide kohta. Teatud olukordades võivad need metaandmed avaldada meie kohta soovimatut teavet ja meid ohustada.

Kuigi metaandmeid salvestatakse kaudselt, pole neis midagi kriminaalset. Need muudavad dokumentide korraldamise, säilitamise ja otsimise lihtsamaks ning aitavad mõista nende päritolu ja eesmärki. Kuid on juhtumeid, kus me ei soovi Wordi faili teisele isikule saates avaldada dokumendi autori nime, loomise või redigeerimise kuupäeva.

Võimalike ebameeldivate tagajärgede vältimiseks peate õppima, kuidas metaandmeid kustutada. Kes teab, millistesse kätesse satub Wordi dokument, millel on minu perekonnanimi ja initsiaalid, organisatsiooni nimi ja isegi arvuti nimi.

Siin jagan kolme viisi, kuidas Wordi dokumentidest metaandmeid eemaldada.

1. Kasutage Wordi / Exceli / PowerPointi sisseehitatud võimalusi

Kui kasutate Word 2010 või 2013 (Office 2013), saate dokumendiinspektoris enda kohta peidetud teavet eemaldada. Minge vahekaardil Fail jaotisesse Üksikasjad. Jagamise ettevalmistamise rühmas klõpsake nuppu Otsi probleeme -> Dokumendiinspektor. Hakkame kontrollima dokumendiinspektorit.

Pärast kontrollimist ilmub aken teabe kustutamise võimalustega. Klõpsake jaotise „Dokumendi atribuudid ja isikuandmed” kõrval nuppu „Kustuta kõik”.

2. Dokumendi metaandmete puhastaja rakendus

Document Metadata Cleaner on tasuta utiliit metaandmete eemaldamiseks Microsoft Wordi, Exceli või PowerPointi dokumentidest. See rakendus võib üle kirjutada perekonnanime, initsiaalid, organisatsiooni nime, arvuti nime, võrguserveri või kõvaketta nime (olenevalt sellest, kus fail on salvestatud), dokumendi eelmiste autorite perekonnanimesid, teavet dokumendi muudatuste ja versioonide kohta, peidetud tekst või lahtrid (Excel), kommentaarid.

3. Programm Doc Scrubber

Doc Scrubber on veel üks tasuta tööriist varjatud teabe analüüsimiseks ja eemaldamiseks, mis võib meid ohustada. Doc Scrubberil on kaks töörežiimi – esimeses eemaldab see dokumentidest kogu peidetud teabe ja näitab seda ning teises eemaldab valitud dokumendist või ühte kausta kogutud dokumentide rühmast metaandmed.

Samuti on tasulised utiliidid, mis aitavad teil dokumentidest metaandmeid eemaldada. Aga kas me vajame neid?

Üks olulisemaid eeliseid SharePoint Office 365 - selle integreerimine Microsoft Office 2013, eriti alates Excel 2013.

Analüüsime olukorda: peate koostama esitluse ja esitama dokumentide teegi kohta statistilist teavet, eelistatavalt visuaalselt - diagrammide jms kujul.
Dokumenditeegis SharePoint Office 365 selliseid sisseehitatud võimalusi pole, kuid on võimalus andmeid üles laadida Excel (raamatukogu elementide hilisemaks analüüsiks Jaotuspunkt ). Sel juhul töötame kohalikku arvutisse installitud programmiga.

Dokumenditeegi vahekaardil "TEEK" on mitte eriti märgatav nupp (joonisel punasega märgitud) - "Ekspordi Excel".

Kasutame seda nuppu ja paneme valikuna tähele võimalust tuttavate vahenditega kohalikus keskkonnas andmetega töötada Excel (näiteks sorteerimine ja filtreerimine alloleval joonisel):

Liigume nüüd diagrammide koostamise juurde Excel kasutades programmi lindil nuppu "Soovitatud diagrammid". Excel Rühmitab andmed automaatselt esiletõstetud veergudesse ja pakub diagrammivalikuid. Näites on see histogramm, mis on rühmitatud spetsiaalse tekstikoodi (metaandmete) järgi ning tulpdiagramm, mis on rühmitatud autorite ja dokumendifailide arvu järgi (alloleval joonisel):

Valige soovitud diagramm (autori näites - "Loodud:") ja salvestage fail oma kohalikku arvutisse.

Analüüsime olukorda. Oletame, et koostasin diagrammi ja veidi hiljem raamatukokku SharePoint Office 365 muud süsteemis osalejat on lisanud uusi faile. Sel juhul peate enne andmete lõplikku avaldamist uuesti avama varem salvestatud faili ja klõpsama vahekaardil "ANDMED" nuppu "Uuenda kõiki":

Pange tähele, et andmeid on uuendatud (joonistel punasega esile tõstetud) ja diagramm on automaatselt muutunud:

Võtan kokku artikli 5 osa vahetulemused. Ja nii, ma analüüsisin seda konkreetsete näidetega:

1. 1.Dokumenditeegi failide korrastamise põhiprintsiibid SharePoint Office 365 kasutades metaandmeid "Metaandmed sisse Office 365. Osa 1".

2. 2.Kuidas korraldada veebisaitidelt teabe kiiret otsimist SharePoint Office 365 kasutades metaandmeid? "Metaandmed sisse Office 365. 2. osa".

3. 3. Probleemide lahendamine töötamisel suure hulga teabega dokumenditeegis SharePoint Office 365. "Metaandmed Office 365-sse. Osa 3. Sorteerimine ja filtreerimine" .

4. Otsige kiiresti raamatukogust teavet
Jaotuspunkt
kontor
365, kui tehakse koostööd mitme autoriga. "Metaandmed Office 365-s. Osa 4. Ühe andmekogumi erinevad vaated" .

5. 5. Dokumenditeegi andmete üleslaadimine
Jaotuspunkt
Excelis analüüsi jaoks. "Metaandmed Office 365-s. 5. osa. Üleslaadimine asukohta
Excel analüüsiks »/See artikkel