Mikä on sähköposti? Nykyaikaisessa yritysmaailmassa tämä on:

• Kasvosi. Sähköpostin avulla voit luoda positiivisen kuvan vastapuolen silmissä tai pilata ensivaikutelman.
• Työvälineesi. Suuri osa kommunikaatiosta ulkomaailman kanssa tapahtuu sähköpostitse. Siksi, jos hallitset tämän instrumentin, voit tehdä elämästäsi paljon helpompaa.
• Voimakas häiriötekijä. Ulkomaailma yrittää saada sinut, häiritä sinua ja johtaa sinut harhaan sähköpostin kautta.

Katsotaanpa sähköpostin kanssa työskentelemistä tästä näkökulmasta. Aloitetaan jostain yksinkertaisesta.

Kirjeen muotoilu

Käytän Mozilla Thunderbird -sähköpostiohjelmaa, joten käytän sitä esimerkkinä. Luodaan uusi kirjain ja siirrytään kenttien luettelon läpi ylhäältä alas.

Kenelle. Kopio. Piilotettu kopio

Jotkut eivät ehkä tiedä, mutta "To" Mozillassa voidaan muuttaa muotoon "Cc" tai "Bcc".

• Kenelle: kirjoitamme päävastaanottajan tai useita vastaanottajia puolipisteellä erotettuina.
• Kopio: kirjoitamme jollekin, jonka pitäisi lukea kirje, mutta jolta emme odota reaktiota.
• Piilotettu kopio: kirjoitamme jollekin, jonka pitäisi lukea kirje, mutta jäädä muille kirjeen vastaanottajille tuntemattomaksi. Sitä on erityisen tarkoituksenmukaista käyttää liikekirjeiden, kuten ilmoitusten, massapostittamiseen.

Väärä massapostituksissa ilmoita vastaanottajat "Kopioi"- tai "Vastaanottaja"-kentillä. Useita kertoja vuodessa saan kirjeitä, joissa "Cc"-kentässä on 50–90 vastaanottajaa. Yksityisyyttä loukataan. Kaikkien vastaanottajien ei tarvitse tietää, kenen muun kanssa työskentelet samankaltaisen aiheen parissa. On hyvä, jos nämä ovat ihmisiä, jotka tuntevat toisensa. Entä jos listalla on kilpailevia yrityksiä, jotka eivät tiedä toisistaan? Vähintään sinun on varauduttava tarpeettomiin selityksiin ja korkeintaan lopettamaan yhteistyö jommankumman kanssa. Älä tee sitä tällä tavalla.

Kirjeen aihe

Ammattimaiset postituspalvelut kirjoittavat usein (joskus järkevästi) sähköpostin aiherivin tärkeydestä yritysblogeissaan. Mutta useimmiten puhumme myyntikirjeistä, joissa kirjeen aihe ratkaisee ongelman "sähköposti pitäisi avata".

Keskustelemme päivittäisestä liikekirjeenvaihdosta. Täällä teema ratkaisee ongelman "kirje ja sen kirjoittaja pitäisi helposti tunnistaa ja sitten löytää". Lisäksi ahkeruutesi palaa sinulle lukuisten vastauskirjeiden karman muodossa, vain etuliitteillä Re: tai FWD, joista sinun on etsittävä haluttu kirje aiheesta.

Kaksikymmentä kirjettä on keskijohtajan yhden päivän kirjeenvaihto. En puhu ollenkaan yrittäjistä ja yritysten omistajista; heidän kirjainten määrä laskee joskus 200 tai enemmänkin päivässä. Siksi vielä kerran: älä lähetä sähköposteja, joiden aihe on tyhjä.

Joten kuinka muotoilla sähköpostin aiherivi oikein?

Virhe #1 : Aiheessa vain yrityksen nimi. Esimerkiksi "Taivas" ja siinä se. Ensinnäkin et luultavasti ole ainoa yrityksesi, joka kommunikoi tämän vastapuolen kanssa. Toiseksi, tällainen aihe ei tuo mitään merkitystä, koska yrityksesi nimi näkyy jo osoitteesta. Kolmanneksi, arvaa miltä oma postilaatikkosi näyttää tällä kirjeenvaihdolla? Jotain tällaista.

Onko tällaisista aiheista kätevä etsiä?

Virhe #2 : näyttävä, myyvä otsikko. On hienoa, jos osaat kirjoittaa tällaisia ​​otsikoita. Mutta onko tarkoituksenmukaista käyttää näitä taitoja liikekirjeenvaihdossa? Muista yrityssähköpostin aiherivin tarkoitus: ei myydä, vaan tunnistaa ja etsiä.

Kirjeen teksti

Eri tilanteisiin on olemassa monia kirjoitusoppaita. Esimerkiksi Maxim Ilyakhovilla, Alexander Amzinilla ja muilla sanamestareilla on paljon hyödyllistä tietoa. Suosittelen lukemaan heidän artikkelinsa, ainakin yleisen lukutaidon parantamiseksi ja kirjoitetun puheen yleisen tyylin parantamiseksi.

Kirjeen kirjoittamisen aikana meidän on tehtävä useita päätöksiä peräkkäin.

Kohteliaisuuskysymys . Kirjeen alussa voi hämärtyä miellyttäviksi tai jopa hellyydeksi "Rakas Rodyani, on kulunut yli kaksi kuukautta siitä, kun keskustelin kanssasi kirjallisesti, mistä itse kärsin enkä edes nukkunut jonkin verran. yötä, ajattelua." Erittäin kohtelias ja erittäin kallista, sekä sellaisen johdannon kirjoittamiseen kuluvan ajan että keskustelukumppanin lukemisajan suhteen. Kirjeenvaihto on bisnestä, muistatko? Ei essee epistolaarilajissa kilpailua varten tai kirje Raskolnikovin äidille, vaan liikekirjeenvaihto.

Kunnioitamme aikaamme ja vastaanottajaa!

On järkevää esitellä itsesi ja muistella tuttavuutesi olosuhteita ensimmäisessä lyhytaikaisen näyttelytapaamisen jälkeen lähetetyssä kirjeessä. Jos tämä on yhteistyön tai jatkuvan kirjeenvaihdon jatkoa, päivän ensimmäiseen kirjaimeen kirjoitamme: "Hei, Ivan", toiseen ja sitä seuraaviin: "Ivan, ...".

Vetoomus . Olen aina ollut huolissani siitä, kenelle kirjeessä tulee kääntyä, jos vastaanottajia on useita. Äskettäin kirjoitin kirjeen kolmelle tytölle nimeltä Anna. Epäilemättä kirjoitin "Hei, Anna" enkä huolinut. Mutta tällaista onnea ei aina ole.

Entä jos vastaanottajia on kolme tai jopa seitsemän ja heillä ei ole samaa nimeä? Voit luetella ne nimellä: "Hyvää päivää, Rodion, Pulcheria, Avdotya ja Pjotr ​​Petrovitš." Mutta se on pitkä ja vie aikaa. Voit kirjoittaa: "Hei, kollegat!"

Käytän itsessäni sääntöä, jonka mukaan "Vastaanottaja"-kentässä olevalle henkilölle osoitetaan nimellä. Älä myöskään ota yhteyttä kopiossa oleviin henkilöihin. Tämän säännön avulla voit myös määrittää tarkemmin (yksi!) kirjeen vastaanottajan ja tämän kirjeen tarkoituksen.

Lainaus . Usein kirjeenvaihto on kirjeketju, jossa on kysymyksiä ja vastauksia - sanalla sanoen dialogia. Hyvänä käytäntönä pidetään, että kirjeenvaihtohistoriaa ei poisteta ja kirjoitat vastauksesi lainatun tekstin yläosaan, jotta palatessasi tähän kirjeenvaihtoon viikon kuluttua voit helposti lukea dialogin ylhäältä alas päivämäärän mukaan.

Jostain syystä Mozillan oletusasetus on "Aseta kohdistin lainatun tekstin jälkeen". Suosittelen sen muuttamista "Työkalut" → "Tilin asetukset" → "Kirjoittaminen ja osoittaminen" -valikosta. Sen täytyy olla niin.

Kirjeen tarkoitus . Liikekirjeitä on kahdenlaisia:

• kun yksinkertaisesti ilmoitamme asiasta keskustelukumppanille (esimerkiksi raportti kuukauden työstä);
• ja kun haluamme jotain keskustelukumppanilta. Esimerkiksi niin, että hän hyväksyy liitteenä olevan laskun maksua varten.

Pääsääntöisesti rohkaisevia kirjeitä on monta kertaa enemmän kuin raportoivia kirjeitä. Jos haluamme saavuttaa jotain keskustelukumppanilta, on erittäin tärkeää sanoa tämä kirjeessä selkeästi. Toimintakehotukseen tulee liittää nimi, ja sen tulee olla kirjeen viimeinen virke.

Väärä : "Porfiry Petrovich, tiedän kuka hakkeroi vanhan naisen kuoliaaksi."

Oikein : "Porfiry Petrovich, minä hakkeroin vanhan naisen kuoliaaksi, ryhdy toimenpiteisiin pidättääkseni minut, olen kyllästynyt kärsimykseen!"

Miksi kirjeenvaihtajan pitäisi miettiä puolestasi, mitä tehdä tälle kirjeelle? Loppujen lopuksi hän voi tehdä väärän päätöksen.

Allekirjoitus tekstissä . Hänen täytyy olla. Lisäksi kaikissa sähköpostiohjelmissa voit määrittää automaattisen allekirjoituksen korvaamisen, esimerkiksi klassisen "Ystävällisin terveisin ...". Mozillassa tämä tehdään "Työkalut" → "Tilin asetukset" -valikosta.

Yhteystietojen kirjoittaminen allekirjoitukseen vai ei on jokaisen henkilökohtainen asia. Mutta jos olet jollain tavalla yhteydessä myyntiin, muista kirjoittaa. Vaikka kauppa ei toteutuisi viestinnän seurauksena, löydät sinut jatkossa helposti allekirjoituksesta löytyvien yhteystietojen avulla.

Lopuksi vielä yksi kirjerungon ominaisuus niille keskustelukumppaneille, jotka eivät halua (eivät voi, eivät halua, ei ole aikaa) vastata kirjeihisi. Ilmoita oletusarvo kirjeen tekstiosassa. Esimerkiksi "Porfiry Petrovich, jos et tule pidättämään minua ennen klo 12.00 perjantaina, pidän itseäni armahdettuina." Tietysti määräajan on oltava todellinen (esimerkin tekstiä ei kannata lähettää perjantaina klo 11.50). Vastaanottajan on voitava fyysisesti lukea kirjeesi ja toimia sen mukaan. Tällainen "hiljaisuus" vapauttaa sinut vastuusta keskustelukumppanin vastaamatta jättämisestä. Kuten aina, sinun on lähestyttävä tämän ominaisuuden käyttöä viisaasti. Jos henkilö vastaa kirjeihisi ajoissa ja säännöllisesti, tällainen uhkavaatimus voi, ellei loukata häntä, stressata häntä hieman tai johtaa päätökseen olla vastaamatta kirjeeseen juuri nyt, vaan pakottaa sinut odottamaan perjantaihin asti.

Liitteet

Kirjeiden mukana tulee usein liitteitä: ansioluetteloita, kaupallisia ehdotuksia, arvioita, aikatauluja, asiakirjojen skannauksia - erittäin kätevä työkalu ja samalla suosittujen virheiden lähde.

Virhe : valtava investointikoko. Saan usein sähköposteja, joissa on enintään 20 Mt:n liitetiedostoja. Yleensä nämä ovat joidenkin asiakirjojen skannauksia TIFF-muodossa, resoluutiolla 600 dpi. Kirjeenvaihtajan sähköpostiohjelma jäätyy lähes varmasti useiksi minuutiksi turhaan yrittäessään ladata liitteen esikatselu. Ja varjelkoon, että vastaanottaja yrittää lukea tämän kirjeen älypuhelimella...

Henkilökohtaisesti poistan tällaiset kirjaimet välittömästi. Etkö halua, että sähköpostisi päätyy roskakoriin ennen kuin se on luettu? Tarkista sijoituksen koko. On suositeltavaa, että se on enintään 3 Mt.

Mitä tehdä, jos se ylittää?

• Yritä määrittää skannerisi uudelleen toiseen muotoon ja resoluutioon. Esimerkiksi PDF ja 300 dpi tuottavat melko luettavia skannauksia.
• Ajattele ohjelmia, kuten WinRar tai 7zip archiver. Jotkut tiedostot pakataan täydellisesti.
• Mitä tehdä, jos liite on valtava, etkä voi pakata sitä? Esimerkiksi lähes tyhjä kirjanpitotietokanta painaa 900 Mt. Pilvitietovarasto tulee apuun: Dropbox, Google Drive ja vastaavat. Jotkut palvelut, kuten Mail.ru, muuntavat automaattisesti valtavat liitteet linkeiksi pilvitallennustilaan. Mutta mieluummin hallitsen pilveen tallennettuja tietojani itse, joten en ole tyytyväinen Mail.ru:n automaatioon.

Ja vielä yksi ei täysin ilmeinen suositus sijoituksista - heidän Nimi . Sen on oltava vastaanottajalle ymmärrettävää ja hyväksyttävää. Kerran me yhtiössä valmistelimme kaupallista ehdotusta... olkoon se Fjodor Mihailovitš Dostojevski. Sain johtajalta kirjeen, jossa oli CP-luonnos hyväksyttäväksi, ja liitteenä oli tiedosto nimeltä "ForFedi.docx". Johtaja, joka lähetti minulle tämän, kävi dialogia, joka meni suunnilleen näin:

Hyvä johtaja, oletko henkilökohtaisesti valmis lähestymään tätä arvostettua miestä ja kutsumaan häntä Fedyaksi?

Jotenkin, ei, hän on arvostettu mies, kaikki kutsuvat häntä hänen etunimellään ja sukunimellään.

Miksi annoit liitteen nimeksi "Fedille"? Jos lähetän sen hänelle juuri nyt, luuletko, että hän ostaa meiltä kirveitä tällä CP:llä?

Ajattelin nimetä sen myöhemmin uudelleen...

Miksi valmistaa aikapommi - potentiaalisen asiakkaan kieltäytyminen - tai tehdä lisätyötä itsellesi nimeämällä tiedosto uudelleen? Miksi ei heti nimeä liite oikein: "For Fjodor Mikhailovich.docx" tai vielä parempi - "KP_Sky_Axes.docx".

Joten olemme enemmän tai vähemmän järjestäneet sähköpostin "kasvoiksi". Siirrytään tarkastelemaan sähköpostia tehokkaan työn työkaluna ja puhutaan sen häiriötekijästä.

Työskentely kirjaimien kanssa

Sähköposti on voimakas häiriötekijä. Kuten kaikkiin häiriötekijöihin, sähköpostiin on puututtava tiukentamalla sääntöjä ja ottamalla käyttöön työaikatauluja.

Vähintään sinun on poistettava KAIKKI ilmoitukset postin saapumisesta. Jos sähköpostiohjelma on määritetty oletusarvoisesti, sinulle ilmoitetaan äänimerkillä, kellon vieressä oleva kuvake vilkkuu ja kirjaimen esikatselu näytetään. Sanalla sanoen, he tekevät kaikkensa repiäkseen sinut ensin pois huolellisesta työstä ja syöstäkseen sinut sitten lukemattomien kirjeiden ja katsomattomien postitusten kuiluun - miinus tunti tai kaksi elämästäsi.

Joillakin ihmisillä on voimakas tahdonvoima, jonka ansiosta ilmoitukset eivät häiritse heitä, mutta tavallisten ihmisten on parempi olla houkuttelematta kohtaloa ja sammuttamatta niitä. Mozilla Thunderbirdissä tämä tehdään valikon "Työkalut" → "Asetukset" → "Yleiset" → "Kun uusia viestejä ilmestyy" kautta.

Jos ilmoituksia ei ole, miten voit ymmärtää, että kirje on saapunut?

Erittäin yksinkertainen. Varaat itse tietoisesti aikaa sähköpostisi lajitteluun, sähköpostiohjelman avaamiseen ja kaikkien lukemattomien viestien näkemiseen. Tämä voidaan tehdä kahdesti päivässä, esimerkiksi lounaalla ja illalla, tai pakkoseisokkien aikana, esimerkiksi liikenneruuhkissa.

Ihmiset kysyvät usein, entä vastausajat ja kiireelliset kirjeet? Vastaan: sinulla ei ole kiireellisiä kirjeitä postissasi. Ellei työskentele asiakastukiosastolla (tällä osastolla on omat säännöt sähköpostin kanssa työskentelemiseen).

Jos on kiireellisiä kirjeitä, lähettäjä ilmoittaa sinulle siitä muiden kanavien kautta - puhelimitse, tekstiviestillä, Skypellä. Sitten siirryt tietoisesti sähköpostiohjelmaasi ja käsittelet kiireellisiä posteja. Kaikki ajanhallinnan gurut (esimerkiksi Gleb Arkhangelsky "Time Driven" kanssa) ilmoittavat tavallisen vastauksen sähköpostiin 24 tunnin sisällä. Tämä on normaali hyvien tapojen sääntö – älä odota keskustelukumppaniltasi välittömiä vastauksia sähköpostitse. Jos on kiireellinen kirje, ilmoita siitä nopeampia viestintäkanavia pitkin.

Joten poistimme ilmoitukset käytöstä ja otamme nyt sähköpostiohjelman käyttöön aikataulumme mukaisesti.

Mitä tehdä, kun menemme postiin ja osallistumme "sähköpostin lajitteluun"? Missä on tämän työn alku ja loppu?

Olen kuullut paljon zero-inbox-järjestelmästä, mutta valitettavasti en ole tavannut yhtäkään henkilöä käyttävän sitä. Minun piti keksiä pyöräni uudelleen. Lifehackerissa on tästä aiheesta artikkeleita. Esimerkiksi, " ". Alla puhun tulkinnassani nollapostilaatikkojärjestelmästä. Olisin kiitollinen, jos GTD-gurut kommentoisivat ja lisäisivät tai parantaisivat kuvattua järjestelmää.

On tärkeää ymmärtää ja hyväksyä, että sähköposti ei ole toimintojesi tehtävien ajoitus tai arkisto. Siksi Saapuneet-kansion tulee aina olla tyhjä. Kun aloitat lajittelun postilaatikossasi, älä pysähdy mihinkään, ennen kuin olet tyhjentänyt tämän kansion.

Mitä tehdä postilaatikossasi oleville sähköposteille? Sinun täytyy käydä läpi jokainen kirjain peräkkäin ja poistaa se. Kyllä, korosta ja paina näppäimistön Delete-näppäintä. Jos et pysty poistamaan kirjettä, sinun on päätettävä, mitä teet sen kanssa.

1. Voitko vastata kolmessa minuutissa? Pitääkö minun vastata siihen? Kyllä, se on välttämätöntä, ja vastaaminen kestää enintään kolme minuuttia, ja vastaa sitten välittömästi.
2. Sinun on vastattava, mutta vastauksen valmistelu kestää yli kolme minuuttia. Jos käytät tehtävän ajastinta, jonka avulla voit muuntaa sähköpostin tehtäväksi, muuta sähköposti tehtäväksi ja unohda se hetkeksi. Käytän esimerkiksi aivan mahtavaa palvelua Doit.im. Sen avulla voit luoda henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen: lähetät kirjeen sille, ja se muuttuu tehtäväksi. Mutta jos sinulla ei ole tehtävän ajastinta, siirrä kirjain "0_Run"-alikansioon.
3. Kun olet vastannut nopeasti kirjeeseen, muuttanut sen tehtäväksi tai yksinkertaisesti lukenut sen, sinun on päätettävä, mitä teet tälle viestille seuraavaksi: poista se tai lähetä se johonkin kansioista pitkäaikaista säilytystä varten.

Tässä ovat pitkän aikavälin säilytyskansiot, jotka minulla on.

• 0_Suorita. Minulla ei ole sellaista kansiota, mutta jos sinulla ei ole suunnittelijaa, toistan, voit laittaa yksityiskohtaista työtä vaativat kirjeet tänne. Tämä kansio on myös puhdistettava säännöllisesti, mutta harkiten, erityisesti tähän varattuun aikaan.
• 1_Ref. Tänne laitan kirjeitä taustatiedoilla: tervetulokirjeitä kirjautumisilla eri verkkopalveluista, lippuja tuleville lennoille ja niin edelleen.
• 2_Projektit. Tänne on tallennettu arkisto kirjeenvaihdosta kumppaneista ja projekteista, joiden kanssa tällä hetkellä on suhteita. Luonnollisesti jokaiselle projektille tai kumppanille on luotu oma kansio. Yhteistyökumppanin kansioon laitoin kirjeitä paitsi hänen työntekijöidensä, myös tähän kumppaniin liittyvien Nebin työntekijöiden kirjeitä. Erittäin kätevä: tarvittaessa kaikki projektia koskeva kirjeenvaihto on käsillä muutamalla napsautuksella.
• 3_Museo. Tänne laitoin ne kirjaimet, jotka olisi sääli poistaa, eikä niiden hyöty ole ilmeinen. Myös kansiot, joissa on suljettuja projekteja kohteesta "2_Projects", siirtyvät tänne. Lyhyesti sanottuna "museo" tallentaa ensimmäiset poistettavat ehdokkaat.
• 4_Asiakirjat. Tässä on kirjeitä, joissa on sähköisiä asiakirjoja, joista voi olla hyötyä tulevaisuudessa kirjanpidossa, esimerkiksi asiakkaiden täsmäytysraportit, matkaliput. Kansiolla on monia yhtäläisyyksiä "2_Projects"- ja "1_Reference"-kansioiden kanssa, siihen on tallennettu vain kirjanpitotiedot ja hallintatiedot "2_Projects"-kansioon. Kohdassa "4_Documents" on kuollutta tietoa ja kohdassa "2_Projects" on live-informaatiota.
• 5_Tieto. Laitan tänne vain todella hyödyllisiä uutiskirjeitä, joihin haluan palata hetken kuluttua inspiraatiota tai ratkaisujen löytämistä varten.

Muut sähköpostiohjelman asetukset ovat tärkeitä tämän järjestelmän toiminnan kannalta. Ensinnäkin Thunderbirdissä on oletuksena "Merkitse viestit luetuiksi" -valintaruutu. Teen tämän mieluummin tietoisesti, joten lippu alas! Voit tehdä tämän siirtymällä valikkoon "Työkalut" → "Asetukset" → "Lisäasetukset" → "Luku ja näyttö".

Toiseksi käytämme suodattimet . Aiemmin käytin aktiivisesti suodattimia, jotka lähettivät kirjeet automaattisesti sopiviin kansioihin lähettäjän osoitteen perusteella. Esimerkiksi asianajajan kirjeet siirrettiin "Lakimies"-kansioon. Hylkäsin tästä lähestymistavasta useista syistä. Ensinnäkin: asianajajan kirjeet liittyvät 99 prosentissa tapauksista johonkin projektiin tai kumppaniin, mikä tarkoittaa, että ne on siirrettävä tämän kumppanin tai projektin kansioon. Toinen: Päätin lisätä tietoisuutta. Sinun on itse päätettävä, mihin tietty kirje tallennetaan, ja on kätevämpää etsiä käsittelemättömiä viestejä vain yhdestä paikasta - postilaatikosta. Nyt käytän suodattimia vain eri järjestelmien automaattisten tavallisten kirjeiden järjestämiseen kansioihin, eli kirjeisiin, jotka eivät vaadi minua tekemään päätöksiä. Mozilla Thunderbirdin suodattimet määritetään valikosta "Työkalut" → "Viestisuodattimet".

Oikealla lähestymistavalla sähköpostin pitäisi siis kestää 10–60 minuuttia päivässä kirjeenvaihdon määrästä riippuen.

Kyllä, ja vielä yksi asia. Oletko jo poistanut ilmoitukset uusien kirjeiden saapumisesta? ;)

Olet varmaan jo huomannut sensaatuaan kirjeitä joiltakin kirjoittajilta"vastaanottaja"-osiossa on luettelo useista kymmenistä sähköpostiviesteistä eri ihmisiltä. Lisäksi sinä etkä nämä ihmiset ette antaneet suostumustaan ​​näiden sähköpostien "paljastamiselle". Tietysti osa vastaanottajista poistuu tältä postituslistalta (olemme kaikki kyllästyneitä roskapostivirtaan sähköposteihimme). Mutta yksi asia on varma - kaikki vastaanottajat kohtelevat uutiskirjeen kirjoittajaa epäammattilaisena. Ja he tuskin suostuvat hyväksymään hänen tarjouksensa.

Harkitse tätä mahdollisuutta käyttämällä esimerkkiä suosituimmasta sähköpostiosoitteesta yrityspostituksissa: gmail.com

Yleensä käytät Kirjoita-ikkunaa sähköpostin lähettämiseen. Napsauttamalla sitä näet uuden "Uusi viesti" -ikkunan, johon syötät kaiken tarvittavan itse kirjeen luomiseen ja lähettämiseen.

Lisäämme yleensä vastaanottajien sähköpostit Vastaanottajat-ikkunaan.

Kopio tarkoittaa "tarkka kopio". Tätä kenttää käytetään, kun haluat vain lähettää sähköpostin henkilölle, joka ei ole ensisijainen vastaanottaja. Tällä tavalla voit pitää henkilön ajan tasalla ja kertoa hänelle, ettei hänen tarvitse vastata sähköpostiin. Mutta kaikki tämän kirjeen vastaanottajat näkevät toistensa osoitteet (ja jopa nimet).

Tämän kentän käyttäminen on siis yksi parhaista tavoista lähettää sähköpostia suurelle joukolle ihmisiä ja säilyttää luottamuksellisuus. Tämä tarkoittaa, että et pilaa suhdettasi heidän kanssaan. Tämän ominaisuuden avulla voit lisätä jopa 30 sähköpostiviestiä. Tämä tarkoittaa, että yhdellä napin painalluksella voit lähettää tämän kirjeen 30 vastaanottajalle kerralla näyttämättä heidän sähköpostejaan.

Ja tarvittaessa voit lisätä kuvan kirjeen runkoon ( 4 ) tai liitä tiedosto ( 5 ).

Tämä sähköposti tarjoaa suurimman mahdollisen määrän muokkausmahdollisuuksia.

Vastaavasti voit lähettää kirjeen useille vastaanottajille samanaikaisesti yandex.ru-postin kautta.

Napsauta "Kirjoita" ja sitten "To"-ikkunassa ( 1 ) lisää ensimmäisen vastaanottajan sähköposti ja valitse sitten "Kopioi"-toiminto ( 2 ) tai "piilokopio" ( 3 ). Valitse jokin toiminnoista riippuen siitä, haluatko kaikkien kirjeesi vastaanottajien näkevän kaikki sähköpostit vai säilyttävän oikeutensa osoitteiden luottamuksellisuuteen. Jos haluat lisätä jokaisen seuraavan sähköpostin luetteloon, sinun on napsautettava painiketta, jonka edessä on miehen kuva, jonka edessä on plusmerkki ( 4 ). Sitten voit valita tavalliset vastaanottajat avattavasta luettelosta tai kirjoittaa heidän sähköpostinsa manuaalisesti.

Kuvia voi ladata Yandex Diskistä ja tiedostoja voi liittää tavalliseen tapaan.

Napsauta "Kirjoita" -painiketta, näkyviin tulee ikkuna, jossa napsautat hiirellä "To"-ikkunassa ( 1 ), näkyviin tulee pudotusvalikko, jossa on luettelo tavallisista vastaanottajistasi ( 2 ). Voit valita tästä luettelosta mitä tarvitset. Tai lisää vain haluamasi sähköpostiosoite kohde manuaalisesti.

Useimmat sähköpostiohjelmat, mukaan lukien Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, voit lisätä useita vastaanottajia Kopio(englanniksi lyhenne hyväksytään SS), tai Piilokopio (CCB). SISÄÄN Kopioita vastaanottajat voivat nähdä muiden ihmisten osoitteet. Toisessa tapauksessa muiden vastaanottajien henkilöllisyys piilotetaan.

Vastaanottajan osoitteen lisääminen

Jotkut sähköpostiohjelmat antavat sinun kirjoittaa käyttäjätunnuksesi kenttään, jonka ohjelma täyttää sitten automaattisesti.

Jos käytät tätä kenttää sähköpostin lähettämiseen useille ihmisille, jokainen heistä näkee täydellisen luettelon muista vastaanottajista.

Kuinka luoda kopio sähköpostista

Voit luetella sähköpostin vastaanottajat kirjoittamalla osoiteluettelon kenttään Kopio, joka sijaitsee yleensä heti kentän alapuolella Kenelle. Jokainen tässä vastaanottajaketjussa voi nähdä kaikkien muiden vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet:

Kuinka kopioida sähköpostin piilokopio

Voit käyttää tätä ominaisuutta sekä yksittäisiin että ryhmäsähköposteihin. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos haluat pitää yhteystietosi yksityisinä, suojata niitä roskapostilta ja ei-toivotuilta sähköposteilta tai yksinkertaisesti jos et halua vastaanottajien tietävän, kuka on saanut saman viestin.

Ala Piilotettu kopio ole aina oletuksena saatavilla kaikille sähköpostiohjelmille. Esimerkiksi sisään Näkymät Sinun täytyy mennä osoitteeseen Vaihtoehdot päästäksesi asetuksiin; V Thunderbird sinun on valittava tämä toiminto avattavasta valikosta; V Gmail täytyy painaa nappia Kopio Ja Piilotettu kopio; V Windows Live Mail Sinun on painettava näppäimiä samanaikaisesti Alt + B.

Kuva: © Web Hosting - Unsplash.com

löytyy samasta Internetistä (katso esimerkiksi http://www.si>ber,com/sib/russify) tai BBS:stä. Joskus saatat kuitenkin kohdata tilanteen, jossa koko ikänsä sähköpostia käyttäneellä henkilöllä ei ole MIME-tukea eikä keinoja työskennellä uuencoden kanssa. On mahdotonta lähettää hänelle dekoodausapuohjelmia postitse, koska tätä varten ne itse on koodattava ensin. Syntyy noidankehä.

Tämän ongelman ratkaisemiseksi MS DOS:lle ja Windowsille on luotu versio uudecode-apuohjelmasta, joka on merkittävä, sillä se ei sisällä yhtäkään ei-tulostettavaa merkkiä. Tämän apuohjelman suoritettava tiedosto voidaan lisätä kirjeeseen ilman koodausta ja lähettää postitse. Vastaanottajan tarvitsee vain leikata tämä kirjeen fragmentti erilliseksi tiedostoksi, jonka tunniste on .corn, ja hänestä tulee uudecoden kanssa yhteensopivan dekoodausohjelman omistaja.

Saat tämän loistavan apuohjelman lähettämällä tyhjän sähköpostin osoitteeseen [sähköposti suojattu], kirjoittamalla Aihe-kenttään rivi "send uudecode.coin" (ilman lainausmerkkejä).

Palautus- ja toimitusvahvistukset

Ennemmin tai myöhemmin törmäät varmasti vanhentuneisiin tai vääriin sähköpostiosoitteisiin. Jos lähetät kirjeen tällaiseen osoitteeseen, yksi verkon välisolmuista lähettää sinulle virheilmoituksen. Valitettavasti nämä viestit tulevat aina tietokoneelta, eivät henkilöltä, joten ne usein hämmentävät kokematonta käyttäjää. Katsotaanpa esimerkkejä tällaisista palautuksista oppiaksemme poimimaan niistä mahdollisimman paljon tietoa.

Aloitetaan jostain yksinkertaisesta. Oletetaan, että käyttäjänimessä oli virhe. Sitten saat todennäköisesti seuraavanlaisen sähköpostiviestin:

Lähettäjä "UUPC/O Daemon"

[sähköposti suojattu]> Vastaanottaja: [sähköposti suojattu]

Aihe: Munien toimittaminen

Tuntematon paikallinen käyttäjänimi(a):

Viestisi välitetty osoitteeseen

[sähköposti suojattu] su Viestin otsikko

seuraa

Riviä "Viestin otsikko seuraa" seuraa kirjeesi otsikko, jossa on väärä osoite. Itse kirje ei katoa, vaan se välitetään tämän tietokoneen ylläpitäjälle (postmaster) - esimerkissämme solmussa polylog.spb.su ei ole käyttäjää John, joten kirje lähetetään edelleen postiosoitteeseen

[sähköposti suojattu]. Virheilmoituksen lähetti tässä tapauksessa automaattisesti koneen polylog.spb.su postijärjestelmä.

Kaikki ei kuitenkaan aina pääty näin: henkilökohtaisesti. Kirjeen hyväksyminen ja vasta sitten alkaminen selvittää, kenelle käyttäjälle se välitetään - tämä käyttäytyminen on tyypillistä lähinnä tietokoneille, joilla on vain sähköpostiyhteys verkkoon (s. 203). Useimmat verkkosolmut käyttäytyvät eri tavalla - saatuaan suoraan verkosta selville, että kirje on osoitettu olemattomalle käyttäjälle, he kääntävät sen välittömästi takaisin. Tässä tapauksessa saat kokonaan toimittamattoman kirjeen, jossa on seuraavat diagnostiikkatiedot:

Aihe: Palautettu posti: Käyttäjä tuntematon

Vastaanottaja: [sähköposti suojattu] MIME-versio: 1.0

Sisältötyyppi: moniosainen/sekoitettu: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Seuraavien osoitteiden kanssa oli toimitusvaikeuksia [sähköposti suojattu](korjaamaton virhe)

Istunnon pöytäkirja seuraa. sillä aikaa

puhua north.pole.org:lle:

"^ RCPT Vastaanottaja:

«< 550 ,..Käyttäjä tuntematon 550 [sähköposti suojattu].,. Käyttäjä tuntematon

Alkuperäinen viesti seuraa

Fragmentti, jota edeltää rivi ”While talk to...” on osa kahden tietokoneen välisen kommunikaatioistunnon ”protokollanauhoitusta”, jonka aikana kävi ilmi, että toisessa niistä (north.pole.org) on ei käyttäjää tällä tunnisteella ( elvis).

Jos virhe sisältyy verkkotunnuksen nimeen, kaikki muuttuu vielä monimutkaisemmaksi. Tällainen kirje voi kulkea täysin arvaamattoman reitin ja palata takaisin melko pitkän matkan jälkeen. Esimerkiksi lähettämällä Pietarista kirjeen väärään (mutta silti Pietarin) osoitteeseen voit saada suuttuneen vastauksen aina Kiovasta:

Vastaanottaja: reltec"dk% [sähköposti suojattu]

Seuraavien osoitteiden kanssa oli toimitusvaikeuksia [sähköposti suojattu](korjaamaton virhe)

Istunnon pöytäkirja seuraa

501 [sähköposti suojattu]... 550 Isäntä tuntematon (nimipalvelin: isäntä ei löydy)

Alkuperäinen viesti seuraa

SISÄÄN Tällaisissa virheilmoituksissa alkuperäinen kirje lainataan kokonaisuudessaan (koska sitä ei ollut koskaan mahdollista liittää mihinkään).

Lopuksi joskus jopa oikealla osoitteella varustettua kirjettä ei voida toimittaa perille verkon teknisten ongelmien vuoksi. Tässä tapauksessa saat jonkin ajan kuluttua suunnilleen seuraavan diagnoosin:

Lähettäjä: Postin jakelualijärjestelmä Aihe: Palautettu posti: Varoitus: Viestiä ei voi lähettää 2 päivään

Vastaanottaja: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Sisältötyyppi: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Tämä on MIME-kapseloitu viesti

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

TÄMÄ ON VAROITUSVIESTI, VAIN SINÄ ET

TARVITSE LÄHETÄ VIESTI UUDELLEEN

Seuraavien osoitteiden kanssa oli toimitusvaikeuksia

mailserveriaph.Irkutsk.su ( ohimenevä vika)

Istunnon pöytäkirja seuraa

[sähköposti suojattu]... Lykätty:

Nimipalvelin: riaph.Irkutsk.su: isäntänimen haku epäonnistui Varoitus: viestiä ei ole vielä toimitettu 2 päivän kuluttua. Yritetään, kunnes viesti on 5 päivää vanha

Alkuperäinen viesti seuraa

Kuten näette, iso ja kehystetty, sinua pyydetään olemaan lähettämättä kirjettä uudelleen (vielä), koska järjestelmä ei ole vielä luopunut sen toimittamisesta perille. Jos hän ei vieläkään tee tätä seuraavien kolmen päivän aikana, yritykset keskeytetään ja sinulle ilmoitetaan tästä:

\ lisäinformaatio. Tarkka ajoitus voi vaihdella; Siten jotkut solmut alkavat hälyttää, vaikka kirjettä ei voida toimittaa 4 tunnin sisällä, ja niillä on vain kärsivällisyyttä 3 päivää (eikä 5, kuten yllä olevassa esimerkissä).

Tietenkin nämä rajoitukset koskevat vain "oikeita" verkkosolmuja, joiden on oltava yhteydessä 24 tuntia vuorokaudessa. Saavutettuaan palveluntarjoajan solmuun, josta käyttäjä poimii postia vain viestintäistuntojen aikana (jopa sähköpostin tai suoran yhteyden kautta), kirje odottaa vastaanottajaa niin kauan kuin haluaa.

Tärkein asia, jota käyttäjältä vaaditaan tällaisissa tapauksissa, on pystyä ymmärtämään, mitkä hänen kirjeistään saivat palautuksen. On vielä parempi, jos saat selville, mikä osa osoitteesta - ennen tai jälkeen @-symbolin - sisältää virheen. Jos vain käyttäjätunnus on virheellinen, sinun tulee kirjoittaa kohdesolmun ylläpitäjälle ja kysyä, onko hänellä tällaista käyttäjää ja kuinka hänet tavoittaa.

Toinen automaattinen posti, joka lähetetään lähettäjän pyynnöstä, on toimitusilmoitus. Jos kirjeesi otsikossa on "Palautuskuitti:" -kenttä (s. 229), niin vastaanottajan postijärjestelmä, joka on kirjoittanut kirjeen postilaatikkoon, luo ja lähettää automaattisesti tässä kentässä määritettyyn osoitteeseen toimitusilmoituksen, joka näyttää tältä:

Aihe: Palautuskuitti

Tarpeettomuutesi toimitettu onnistuneesti: dmitry Viestin otsikko seuraa

Ilmoitus sisältää myös toimitetun sähköpostin koko otsikon ja kaikki "postileimat" ("Vastaanotettu:" -kentät).

Postitus lista

Ensimmäinen ja ilmeisen ilmeinen sääntö on - älä lähetä kirjeitä kenelle tahansa. Postitus listalla on yleisesti ottaen perusteltua vain siinä tapauksessa, että jokainen vastaanottaja on aiemmin ilmaissut kiinnostuksensa siitä, mitä aiot lähettää heille.

Seuraavia ilmaisuja käytetään useimmiten virallisten sähköpostien kirjoittamiseen:

1. Jos haluamme liittää tiedoston, ilmoitamme:

Ole kilttilöytöliitteenä– Hyväksy liitteenä

Ole kiltti löytö liitteenä minun jatkaa. – Hyväksy liitteenä minun ansioluetteloni.

Ole kiltti löytö liitteenä Valokuvat alkaen the konferenssi. – Hyväksy liitteenä kuvia konferenssista.

2. Jos haluamme välittää (uudelleenohjata) kirjeen, käytämme lauseketta:

Olen lähettänyt eteenpäin ________ sinulle. – Välitin ________ sinulle.

Minä lähetän eteenpäin ________ sinulle. - Lähetän sinulle _______.

Olen lähettänyt eteenpäinBillin ansioluettelo sinulle. –minä uudelleenohjattu Sinulle yhteenveto Laskuttaa.

Minä lähetän eteenpäinJohnin sähköposti sinulle. –Minä lähetän eteenpäin SinulleJohnin sähköposti.

3. Jos haluamme merkitä jonkun kirjeen kopioon, käytämme lauseketta:

– Olen merkinnyt tämän sähköpostin kopioon (nimi).

minä` ve cc` d Umar päällä Tämä sähköposti. – Merkitsin Umarin tämän sähköpostin kopiossa.

* Olemme kopioineet Umarin topitäähäntäsisäänthesilmukka. – Olemme merkinneet Umarin kirjeen jäljennökseen pitääksemme hänet ajan tasalla.

Ole hyvä ja pidä minut ajan tasalla. –Ole kiltti, pidä minä V tietenkin.

4. Seuraava ilmaus auttaa saamaan kirjeen päätökseen:

Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä. – Jos sinulla on kysyttävää, ota minuun yhteyttä.

Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.

Ystävällisin terveisin,

John –

Jos sinulla on kysyttävää, ota minuun yhteyttä.

Ystävällisin terveisin,

John

5. Kirjeen viimeistelyyn käytämme seuraavia ilmaisuja:

Odottaa + verbi + ing- Katso eteenpäin)

Sähköpostin lopettamiseen käytämme seuraavia ilmaisuja:

YstävällinenTerveiset (Terveiset) – Terveisin, terveisin

Lämmintoiveita — Toivottaen

SinunTodella– Ystävällisin terveisin kunnioituksella.

Englanti vitsi

Halvan ravintolan aamiaistarjoaja yritti keskustella tiskillä viereisen miehen kanssa.

"Kauhea sade, kuten tulva."

"Tulva?" Ääni oli kohtelias, mutta kysyvä.

"Tulvavesi - Nooa, arkki, Ararat-vuori."

Toinen puri puoli leipää, pudisti päätään ja mutisi paksusti:

"En ole lukenut tämän päivän lehteä."