Noņemiet slēptos un personiskos datus, skenējot dokumentus, prezentācijas un grāmatas. Metadatu glabāšana programmā Excel. Diapazona objekts Kas ir metadati

Slēptā informācija var ietvert:

slēptos datus un personas datus, kurus nevajadzētu kopīgot Word dokumentos

Excel dati tiek pievienoti darbgrāmatai, sadarbojoties ar citiem cilvēkiem

Slēptie dati un personiskā informācija programmā PowerPoint, kas var tikt saglabāta prezentācijā vai tās metadatos.

dokumenta informāciju un faila rekvizītus programmā Visio Drawings

Piezīme: Ja vien neiesniedzat savu dokumentu korporācijai Microsoft, mēs neredzēsim no tā iegūtos datus.

Šajā rakstā ir aprakstīti datu veidi, kas parasti tiek glabāti Office dokumentos, lai jūs varētu izlemt, ko paturēt un ko noņemt no dokumenta vai metadatiem. Daži dati, kurus dokumentu inspektors nevar noņemt, ir aprakstīti tabulās, kurās ir detalizēti aprakstīts Word, Excel un PowerPoint.

Word dokumenta elektroniskā kopija, ko kopīgojat ar klientiem vai kolēģiem, bieži satur slēptus datus vai personisko informāciju, kas tiek glabāta pašā dokumentā vai dokumenta rekvizītos vai metadatos.

Padoms: failu > Ronis, klikšķis Drukāt visas lapas un noņemiet atzīmi Drukas labojumi.

Word dokumentos var būt šāda veida slēpta un personiska informācija:

Piezīmes, pārskatīšanas režīma atzīmes, versijas un ar roku rakstītas piezīmes. Ja sadarbojaties ar citiem, lai izveidotu dokumentu, dokumentā var būt ietverti tādi vienumi kā pārskatīšanas ieraksti, piezīmes, ar roku rakstītas piezīmes un versijas. Šī informācija var ļaut citiem redzēt to personu vārdus, kuras strādāja pie dokumenta, recenzentu komentārus un dokumentā veiktās izmaiņas, taču ne, ja nevēlaties to kopīgot ar kādu ārpus savas komandas.

Dokumenta rekvizīti jeb metadati ietver informāciju par dokumentu, piemēram, autoru, tēmu un nosaukumu. Dokumenta rekvizīti ietver arī informāciju, ko Office programmas automātiski saglabā, piemēram, tās personas vārdu, kura pēdējo reizi saglabāja dokumentu, un dokumenta izveides datumu. Ja tika izmantotas noteiktas funkcijas, dokumentā var būt arī dažāda veida personiskā informācija, piemēram, e-pasta galvenes, pārskatīšanas iesniegšanas informācija, dokumentu maršruti un veidņu nosaukumi.

Galvenes un kājenes. Word dokumentos var būt ietverti dati galvenēs un kājenēs. Turklāt, iespējams, savam Word dokumentam esat pievienojis fonu.

Slēpts teksts Word dokumentos var būt teksts, kas formatēts kā slēpts teksts. Ja nezināt, vai dokumentā ir slēpts teksts, meklēšanai varat izmantot dokumentu inspektoru.

Dokumentu servera rekvizīti. Ja dokuments tika saglabāts dokumentu pārvaldības serverī (piemēram, dokumentu darbvietas vietnē vai uz Windows SharePoint Services balstītā bibliotēkā), dokumentā var būt ietverti papildu dokumenta rekvizīti vai informācija, kas saistīta ar šo servera atrašanās vietu.

Pielāgoti XML dati Dokumentos var būt pielāgoti XML dati, kas nav redzami dokumentā. Dokumentu inspektors var atrast un noņemt šos XML datus.

izmantojot dokumentu inspektoru

Varat izmantot dokumentu inspektoru, lai Word dokumentos atrastu un noņemtu slēptos un personas datus. Pirms Word dokumenta elektroniskas kopijas, piemēram, e-pasta pielikuma, kopīgošanas ieteicams izmantot dokumentu inspektoru.

Atveriet Word dokumentu, kurā vēlaties pārbaudīt slēptos un personiskos datus.

Atveriet cilni Fails, nospiediet pogu Saglabāt kā un ievadiet vārdu laukā Faila nosaukums lai saglabātu oriģinālā dokumenta kopiju.

Oriģinālā dokumenta kopijā atveriet cilni Fails un nospiediet pogu Intelekts.

Klikšķis Problēmu novēršana, pēc tam atlasiet Dokumentu inspektors.

Dialoglodziņā Dokumentu inspektors Atzīmējiet izvēles rūtiņas, lai atlasītu slēptās informācijas veidus, ko vēlaties pārbaudīt.

Noklikšķiniet uz pogas Pārbaudiet.

Pārskatiet skenēšanas rezultātus dialoglodziņā Dokumentu inspektors.

Noklikšķiniet uz pogas dzēst visu blakus pārbaudes rezultātiem par slēpto datu veidiem, kas ir jānoņem no dokumenta.

Svarīgs:

• No dokumenta noņemtos slēptos datus ne vienmēr var atjaunot, izmantojot komandu Atcelt.

  Ja vēlaties noņemt slēptos datus un personisko informāciju no dokumentiem, kas saglabāti OpenDocument (ODT) formātā, ikreiz, kad saglabājat dokumentu šajā formātā, ir jāpalaiž dokumentu inspektors.

Atrodiet un noņemiet dokumentu inspektoru Word dokumentos

Word dokumentu inspektors parāda vairākus dažādus inspektorus, kas ļauj atrast un noņemt slēptos datus un personisko informāciju, kas raksturīga Word dokumentiem. Lai iegūtu dažādu veidu slēpto un personas datu sarakstu, ko dokumentu inspektors var atrast un noņemt no Word dokumentiem, skatiet tālāk redzamo tabulu.

Piezīmes:

Kopīgojot Excel darbgrāmatas elektronisku kopiju, noteikti pārbaudiet, vai darbgrāmatā nav slēptu vai personisku datu, kas var tikt saglabāti pašā darbgrāmatā vai tās dokumenta rekvizītos (metadatos).

Programmas Excel dokumentu inspektors var palīdzēt atrast un noņemt no darbgrāmatām slēptos datus un personisko informāciju.

Piezīme: Lai gan varat noņemt slēpto un personisko informāciju no darbgrāmatām, kuras esat kopīgojis ar citiem, ja Excel darbgrāmata tika saglabāta kā koplietota, no tās nevar noņemt piezīmes, piezīmes, dokumenta rekvizītus vai personisko informāciju. Lai noņemtu šos datus no koplietotas darbgrāmatas, vispirms kopējiet to un atceliet kopīgošanu.

Slēpto un personas datu atrašana un noņemšana

Dokumentu inspektors palīdz atrast un noņemt slēptos datus un personas datus Excel darbgrāmatās. Pirms grāmatas elektroniskas kopijas, piemēram, e-pasta pielikuma, kopīgošanas iesakām izmantot dokumentu inspektoru.

Slēpto un personisko datu veidi programmā Excel

Tālāk ir norādīti daži vienumi, kas var būt slēpto un personisko datu avots Excel darbgrāmatās.

Ja grāmata tika izveidota kopā ar citiem, tajā var būt piezīmes un ar roku rakstītas piezīmes. Šī informācija ļauj citiem redzēt to cilvēku vārdus, kuri ieguldījuši grāmatu, skatīt recenzentu komentārus un grāmatā veiktās izmaiņas.

Metadati un dokumentu rekvizīti programmā Excel, tāpat kā citās Office lietojumprogrammās, ietver tādu informāciju kā autors, tēma un nosaukums. Office automātiski saglabā tās personas vārdu, kura pēdējo reizi saglabāja darbgrāmatu, dokumenta izveides datumu un dokumenta atrašanās vietu (Excel 2013 vai jaunāka versija). Jums var būt pieejama papildu personu identificējoša informācija (PII), piemēram, e-pasta galvenes, sūtīšanas informācija, pārlūkošana un maršruti, printera rekvizīti (piemēram, printera ceļš un drukas drukas parole) un faila ceļa informācija, ko publicēt. Web lapas.

Galvenes un kājenes. Excel darbgrāmatu galvenēs un kājenēs var būt ietverti dati.

Slēptās rindas, kolonnas un lapas. Grāmatā var paslēpt rindas, kolonnas un veselas lapas. Kad izplatāt darbgrāmatas kopiju, kurā ir slēptās rindas, kolonnas vai lapas, citi lietotāji var tās parādīt un skatīt tajās ietvertos datus.

Dokumentu servera rekvizīti. Darbgrāmatā, kas saglabāta dokumentu pārvaldības serverī, piemēram, dokumentu darbvietas vietnē vai Windows SharePoint Services bibliotēkā, var būt ietverti papildu dokumenta rekvizīti vai servera atrašanās vietas informācija.

Pielāgoti XML dati. Excel darbgrāmatās var būt pielāgoti XML dati, kas netiek parādīti pašā dokumentā. Dokumentu inspektors var atrast un noņemt šos XML datus.

Neredzams saturs. Grāmatās var būt objekti, kas ir formatēti kā neredzami.

Iegultie faili vai objekti. Darbgrāmatās var būt iegulti faili (piemēram, Office dokumenti vai teksta faili) vai iegulti objekti (piemēram, diagrammas vai vienādojumi), kas satur neredzamus datus.

Makro, pamatojoties uz VBA kodu. Darbgrāmatās var būt makro, VBA moduļi, COM un ActiveX vadīklas, lietotāja veidlapas vai lietotāja definētas funkcijas, kas var saturēt slēptos datus.

Vienumi ar kešatmiņā saglabātajiem datiem. Darbgrāmatās var būt kešatmiņā saglabātie dati no rakurstabulām, rakurdiagrammām, šķēlētājiem, laika skalām un kuba formulām, kas var netikt parādītas.

Excel aptaujas. Darbgrāmatās var būt paslēpti Excel aptaujas jautājumi, kas tika ievadīti programmā Excel tīmeklim un saglabāti darbgrāmatā, bet nav redzami darbgrāmatā.

Skriptu pārvaldnieks Skripti. Darbgrāmatās var būt skripti, kas definēti, izmantojot skriptu pārvaldnieku. Tie var saturēt kešatmiņā saglabātos vai slēptos datus.

Filtri. Darbgrāmatās var būt aktīvi automātiskie filtri vai tabulu filtri, kuru dēļ darbgrāmatās var tikt saglabāti kešatmiņā esošie vai slēptie dati.

Slēptie vārdi. Grāmatās var būt slēpti vārdi, kas varētu būt slēptu datu avots.

Atrodiet un noņemiet dokumentu inspektoru Excel dokumentos

Dokumentu inspektors parāda atklātos vienumus, lai palīdzētu atrast un noņemt slēptos datus un personisko informāciju, kas saistīta ar Excel darbgrāmatām. Tālāk esošajā tabulā ir norādīti slēptās un personiskās informācijas veidi, ko dokumentu inspektors var atrast un noņemt no darbgrāmatām.

Piezīmes:

Programma Microsoft Excel Starter 2010 neatbalsta visus tabulā norādītos Excel līdzekļus.

Ja jūsu organizācija ir pievienojusi pielāgotus moduļus dokumentu inspektoram, var tikt atklāti papildu datu veidi.

Dokumentu inspektors atrod šādus vienumus, kas var saturēt datus, kas nav redzami darbgrāmatā. Viņš nevar tos izdzēst, jo tas var novest pie tā, ka grāmata nedarbosies pareizi. Varat pārskatīt katru atrasto vienumu un izlemt, vai to noņemt manuāli vai aizstāt ar vienumu bez slēptiem datiem, piemēram, statiska attēla.

Varat atrast un noņemt slēpto informāciju PowerPoint prezentācijās, izmantojot dokumentu inspektoru.

Padoms: Ja vienkārši nerakstāt piezīmes, atlasiet failu > Ronis, noklikšķiniet uz izmēra slaidiem visa lapa un noņemiet atzīmi Piezīmju drukāšana.

Slēpto un personas datu atrašana un noņemšana

Slēpto un personas datu veidi

PowerPoint prezentācijā varat saglabāt dažāda veida slēptos un personiskos datus. Lai gan šī informācija var nebūt uzreiz redzama, to joprojām var iegūt no prezentācijas.

Slēptie dati var ietvert datus, ko PowerPoint pievieno, lai ļautu jums koplietot prezentāciju ar citiem cilvēkiem. Tas ietver arī informāciju, kas apzināti atzīmēta kā slēpta.

PowerPoint prezentācijās var būt šāda veida slēpta un personiska informācija:

Piezīmes un ar roku rakstītas piezīmes. Ja prezentācija tika izveidota kopā ar citiem, tajā var būt piezīmes vai ar roku rakstītas piezīmes. Šī informācija ļauj citiem lietotājiem skatīt veiktās izmaiņas un to lietotāju vārdus, kuri strādāja pie prezentācijas, kā arī recenzentu komentārus.

ielāpu izsekošanas dati. Kad sadarbojaties ar koplietotu dokumentu, kas tiek glabāts mākonī, programma PowerPoint 2016 for Office 365 seko tam, kurš un kad ir veicis izmaiņas dokumentā.

Dokumenta rekvizīti un personas dati. Dokumenta rekvizīti (metadati) ietver prezentācijas informāciju, piemēram, autora vārdu, tēmu un nosaukumu. Tajos ir arī informācija, ko Office programmas automātiski saglabā, piemēram, tās personas vārds, kura pēdējo reizi saglabāja dokumentu, un dokumenta izveides datums. Ja izmantojāt noteiktas funkcijas, dokumentā var būt ietverta arī papildu personiskā informācija, piemēram, e-pasta galvenes, pārskatu iesniegšanas informācija, dokumentu maršruti, printera ceļi un faila ceļa informācija tīmekļa lapu publicēšanai.

Neredzams saturs slaidā. Prezentācijā var būt objekti, kas ir formatēti kā neparādāmi.

Saturs ārpus slaida. PowerPoint prezentācijās var būt objekti, kas neparādās, jo tie ir pārvietoti no slaida. Šādi objekti var būt uzraksti, attēli, grafiskie elementi un tabulas.

Piezīmes prezentācijai. PowerPoint prezentācijas piezīmju sadaļā var būt teksts, kuru, iespējams, nevēlaties kopīgot ar citiem, it īpaši, ja piezīmes ir izveidotas tikai prezentētājam.

Dokumentu servera rekvizīti. Ja prezentācija tika saglabāta dokumentu pārvaldības serverī, piemēram, dokumentu darbvietas vietnē vai Windows SharePoint Services bibliotēkā, tajā var būt ietverti papildu rekvizīti vai servera atrašanās vietas informācija.

Pielāgoti XML dati. Prezentācijās var būt pielāgoti XML dati, kas netiek parādīti pašā prezentācijā. Dokumentu inspektors var atrast un noņemt šos XML datus.

Informācija, ko dokumentu inspektors atrod un noņem

PowerPoint dokumentu inspektors parāda vairākus dažādus inspektorus, lai palīdzētu atrast un noņemt slēptos datus un personisko informāciju, kas raksturīga PowerPoint prezentācijām. Lai iegūtu dažādu veidu slēpto un personas datu sarakstu, ko dokumentu inspektors var atrast un noņemt no prezentācijām, skatiet tālāk esošo tabulu.

Ja jūsu organizācija ir pievienojusi papildu moduļus dokumentu inspektoram, prezentācijās varat pārbaudīt cita veida informāciju.

Informācija, ko dokumentu inspektors atrod, bet nevar noņemt

Dokumentu inspektors atrod šādus vienumus, kas var saturēt datus, kas nav redzami prezentācijā. Viņš nevar tos izdzēst, jo tādējādi prezentācija var nedarboties pareizi. Varat pārskatīt katru atrasto vienumu un izlemt, vai to noņemt manuāli vai aizstāt ar vienumu bez slēptiem datiem, piemēram, statiska attēla.

Dokumentu inspektors un personas dati

Izmaiņu izsekošanas dati, kas ieviesti PowerPoint 2016 būvniecībā 8403 Office 365 Insiders, ilustrē dokumentu inspektora ierobežojumu. Piemēram, pieņemsim, ka Jūlija un Linda sadarbojas ar prezentāciju A pakalpojumā Office 365. Prezentācijai tiek pievienoti pārskatīšanas izsekošanas dati (lietotājvārdi un to modificēšanas laiks). Ja Muhameds pēc tam atver prezentāciju A programmā PowerPoint 2013 un palaiž failu dokumentu inspektoru, lai noņemtu personas datus, šajā PowerPoint versijā dokumentu inspektors nevarēs noteikt un noņemt izmaiņu izsekošanas datus, kas pievienoti prezentācijai, izmantojot jaunāko Office 365PowerPoint versiju, ko izmantoja Džūlija un Li. jā. Muhameds nevar izdzēst ielāpu izsekošanas datus, ja nav jaunināts uz pašreizējo PowerPoint versiju un pēc tam nav palaists dokumentu inspektors

Programmā Visio varat noņemt slēpto informāciju tāpat kā citās Office programmās. Pirms sākat kopēt Visio dokumentu, iespējams, ir informācija, kuru vēlaties noņemt no dokumenta un no dokumenta faila rekvizītiem.

Programmā Visio varat viegli izdzēst tālāk norādīto personas informāciju.

Dokumenta lapās ievietotas piezīmes

Recenzentu vārdi un iniciāļi un viņu veiktie labojumi

Ceļi uz elementu kopām

Veidņu ceļi un to failu nosaukumi

Piezīme: Ja dokuments ir publicēts koplietotā serverī, to atverot, tiek parādīta informācija par to, kas to atvēra, un datora nosaukums, kurā tiek glabāts fails. Lai aizsargātu šos datus, ierobežojiet piekļuvi dokumentiem tikai personām, kurām uzticaties.

Visio prezentācijās varat atrast un noņemt slēpto informāciju, veicot šādas darbības:

Klikšķis failu > inteliģence > Dzēst personas datus.

Atveriet cilni Personīgā informācija.

Atzīmējiet izvēles rūtiņu Noņemiet no dokumenta tālāk norādītos elementus.

Padoms: Atzīmējiet izvēles rūtiņu Brīdiniet, ja šie dati tiek ievietoti atkārtoti ja vēlaties saņemt brīdinājumu, mēģinot atkārtoti ievietot personas datus.

Lai noņemtu sensitīvus datus no ārējiem avotiem, atzīmējiet izvēles rūtiņu Noņemiet datus no ārējiem avotiem, kas saglabāti pašreizējā dokumentā.

Piezīme:Šī izvēles rūtiņa NavĻauj dzēst ar formu saistītos datus. Tas noņem datu avotu no shēmas, bet, ja dati no tā jau ir shēmā, tie ir jānoņem manuāli.

Atsauksmes

Šis raksts ir atjaunināts 2019. gada 8. janvāris jūsu komentāru rezultātā. Ja šis raksts jums šķita noderīgs un jo īpaši, ja jums tas nešķiet noderīgs, lūdzu, izmantojiet tālāk esošās atsauksmju vadīklas, lai saglabātu dažus konstruktīvus ieteikumus, lai mēs varētu to uzlabot.

Piezīme:Šī lapa ir tulkota automātiski, un tajā var būt neprecizitātes un gramatikas kļūdas. Mums ir svarīgi, lai šis raksts jums būtu noderīgs. Vai informācija bija noderīga? Ērtības labad arī (angļu valodā).

Es sadarbojos ar ārēju pakalpojumu, kas ietver kvīšu datus no šī pakalpojuma un parāda programmā Excel. Es vēlos, lai varētu saglabāt informāciju, ko es pieteicos programmā Excel. Diapazona objekts. Vai ir kāds Excel īpašums. Diapazona objekti, kur var glabāt metadatus?

Precizējiet tāpat kā Perspektīvas perspektīvā. TaskItem ir ItemProperties, kas ir perspektīva. ItemProperty Object. Tātad, vai programmā Excel ir kaut kas līdzīgs šim?

Un, ja nē, tad labākais veids ir saglabāt metadatus programmā Excel. Diapazons?

Rediģēt: man ir jāsaglabā šī metadatu informācija. Tādā veidā, ja lietotājs saglabā, pabeidz un pēc tam atkārtoti atver apmācību, man vajadzētu būt iespējai iegūt šos metadatus no programmas Excel. Diapazona objekts (vai kāds cits īpašums)

2 atbildes

Tā kā informācijai ir jābūt konsekventai, es izvēlējos vienkāršāku un skaidrāku pieeju. Izveidojiet jaunu darblapu, nosauciet to kā metadati (ja jums ir vairāki šāda veida dati). Iestatiet to uz VeryHidden (xlSheetVeryHidden"neatrodiet paslēptu programmā Excel, jūs nedrīkstat to slēpt no koda):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Saglabājiet visus savus metadatus diapazonam R1 metadatu lapā diapazonā R1. Jūsu kods būs ļoti vienkāršs un skaidrs šādā veidā.

Tas varētu izskatīties šādi:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Ļoti maz lietotāju zina, ka katram datorā saglabātajam failam ir metadatu kopa, kas satur informāciju par tā avotu, autoru un citu svarīgu informāciju atkarībā no faila veida. Šajā rakstā es runāšu par metadatiem, pastāstīšu, kas tie ir un kam tie tiek izmantoti. Pēc tam es apskatīšu, kā pievienot un noņemt metadatus. Viss aprakstītais attiecas uz jebkuru Windows versiju.

Kas ir metadati?

Metadati ir informācija, kas tiek glabāta gandrīz jebkura veida failos. Tas var ietvert jūsu vārdu, uzņēmuma vai organizācijas nosaukumu, jūsu datora nosaukumu, servera nosaukumu jūsu tīklā vai disku, kurā fails ir saglabāts; personīgi komentāri, iepriekšējo autoru vārdi, izveides un pēdējās modifikācijas laiks, versijas vai pārskatīšanas numurs.

Atkarībā no situācijas šie dati var būt noderīgi un otrādi. Piemēram, ja nepieciešams izsekot dažādiem faila autoriem, metadati var palīdzēt. Metadati var būt noderīgi arī, meklējot failus sistēmā Windows. Piemēram, ja jūsu fotoattēlu kolekcijā ir metadati, tas ir ļoti noderīgi, ja jums ir jāatrod fotoattēls, ko uzņēmāt noteiktā dienā un laikā.

Savukārt, ja strādājat juridiskajā jomā vai vienkārši vēlaties saglabāt konfidencialitāti, pārsūtot failus kādam citam, noņemiet no tiem pēc iespējas vairāk informācijas, jo metadati sekos šiem failiem visur.

Kā pievienot un rediģēt metadatus

Lielākajai daļai failu ir savs metadatu kopums, taču ļoti bieži tos nevar mainīt bez īpašas trešo pušu izstrādātāju programmatūras. Lai gan biroja failu (Word, Excel, PowerPoint) metadatus ir diezgan viegli rediģēt. Pirmkārt, lai piekļūtu un skatītu kāda no šiem failiem metadatus, atveriet konteksta izvēlni ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet "Properties".

Tiks atvērts logs ar faila rekvizītiem. Šajā logā atveriet cilni "Detaļas". Tas parādīs lauku sarakstu ar informāciju par failu, tostarp tā autoru, kad tas tika izveidots vai pārveidots, vai pat to, cik vārdu un rakstzīmju tajā ir.

Dažus no šiem laukiem var rediģēt. Lai to izdarītu, jums vienkārši jānovieto peles kursors laukā, kuru vēlaties mainīt, un ievadiet nepieciešamo. Ja vēlaties, lai šie lauki paliktu tukši, vienkārši izdzēsiet visu, kas tajos rakstīts.

Ikreiz, kad veidojam, atveram vai saglabājam Microsoft Word dokumentu, tajā tiek ierakstīta papildu informācija, ko sauc par metadatiem. To pašu var teikt par Microsoft Excel un Microsoft PowerPoint failiem. Noteiktās situācijās šie metadati var atklāt nevēlamu informāciju par mums un mūs apdraudēt.

Lai gan metadati tiek glabāti netieši, tajos nav nekā krimināla. Tie atvieglo dokumentu kārtošanu, glabāšanu un meklēšanu, kā arī palīdz izprast to izcelsmi un mērķi. Bet ir gadījumi, kad, nosūtot Word failu citai personai, nevēlamies atklāt dokumenta autora vārdu, izveides vai rediģēšanas datumu.

Lai novērstu iespējamās nepatīkamās sekas, jums jāiemācās noņemt metadatus. Kas zina, kādās rokās nonāks Word dokuments ar manu uzvārdu un iniciāļiem, organizācijas nosaukumu un pat datora nosaukumu.

Šeit es pastāstīšu trīs veidus, kā noņemt metadatus no Word dokumentiem.

1. Izmantojiet Word/Excel/PowerPoint iebūvētās iespējas

Ja izmantojat programmu Word 2010 vai 2013 (Office 2013), dokumentu inspektorā varat noņemt slēpto informāciju par sevi. Cilnē Fails atveriet sadaļu Detaļas. Grupā Sagatavot koplietošanai noklikšķiniet uz Meklēt problēmas -> Dokumentu inspektors. Mēs sākam pārbaudīt dokumentu inspektoru.

Pēc pārbaudes pabeigšanas parādīsies logs ar informācijas dzēšanas iespējām. Blakus vienumam “Dokumenta rekvizīti un personas dati” noklikšķiniet uz pogas “Dzēst visu”.

2. Lietojumprogramma Document Metadata Cleaner

Dokumentu metadatu tīrītājs ir bezmaksas utilīta metadatu noņemšanai no Microsoft Word, Excel vai PowerPoint dokumentiem. Šī lietojumprogramma var pārrakstīt uzvārdu, iniciāļus, organizācijas nosaukumu, datora nosaukumu, tīkla servera vai cietā diska nosaukumu (atkarībā no tā, kur fails tiek glabāts), dokumenta iepriekšējo autoru uzvārdus, informāciju par izmaiņām un dokumenta versijām, slēptais teksts vai šūnas (Excel), komentāri.

3. Programma Doc Scrubber

Doc Scrubber ir vēl viens bezmaksas rīks slēptās informācijas analizēšanai un noņemšanai, kas varētu mūs apdraudēt. Doc Scrubber ir divi darbības režīmi – pirmajā tas no dokumentiem izvelk visu slēpto informāciju un parāda to, bet otrajā noņem metadatus no izvēlētā dokumenta vai vienā mapē apkopotas dokumentu grupas.

Ir arī maksas utilītas, kas palīdz noņemt metadatus no dokumentiem. Bet vai mums tie ir vajadzīgi?

Viena no svarīgākajām priekšrocībām SharePoint Office 365 - tā integrācija ar Microsoft Office 2013. gada, jo īpaši kopš Excel 2013.

Analizēsim situāciju: jums ir jāveido prezentācija un jāiesniedz statistiskā informācija par dokumentu bibliotēku, vēlams vizuāli - diagrammu veidā utt.
Dokumentu bibliotēkā SharePoint Office 365 šādu iebūvētu iespēju nav, taču ir iespēja augšupielādēt datus Excel (turpmākai bibliotēkas elementu analīzei SharePoint ). Šajā gadījumā mēs strādājam ar programmu, kas instalēta vietējā datorā.

Dokumentu bibliotēkas cilnē BIBLIOTĒKA ir maz pamanāma poga (attēlā atzīmēta ar sarkanu krāsu) - "Eksportēt uz Excel".

Izmantosim šo pogu un kā opciju atzīmēsim iespēju strādāt ar datiem lokālajā vidē, izmantojot pazīstamus līdzekļus Excel (piemēram, kārtošana un filtrēšana attēlā zemāk):

Tagad pāriesim pie diagrammu veidošanas Excel izmantojot programmas lentes pogu “Ieteicamās diagrammas”. Excel Automātiski grupē datus iezīmētās kolonnās un piedāvā diagrammas opcijas. Piemērā šī ir histogramma, kas sagrupēta pēc speciālā teksta koda (metadatiem), un joslu diagramma, kas sagrupēta pēc autoriem un dokumentu failu skaita (attēlā zemāk):

Atlasiet vajadzīgo diagrammu (autora piemērā - “Izveidoja”) un saglabājiet failu savā lokālajā datorā.

Analizēsim situāciju. Teiksim, es sagatavoju diagrammu, un nedaudz vēlāk uz bibliotēku SharePoint Office 365 citi sistēmas dalībnieki ir pievienojuši jaunus failus. Šādā gadījumā pirms datu galīgās publicēšanas atkārtoti jāatver iepriekš saglabātais fails un cilnē “DATI” jānoklikšķina uz pogas “Atjaunināt visu”:

Lūdzu, ņemiet vērā, ka dati ir atjaunināti (attēlos iezīmēti sarkanā krāsā) un diagramma ir mainījusies automātiski:

Es apkopoju 5 raksta daļu starprezultātus. Un tā es to analizēju ar konkrētiem piemēriem:

1. 1.Failu kārtošanas pamatprincipi dokumentu bibliotēkā SharePoint Office 365, izmantojot metadatus "Metadati in Birojs 365. 1. daļa".

2. 2.Kā organizēt ātru informācijas meklēšanu vietnēs SharePoint Office 365 izmantojot metadatus? "Metadati iekšā Birojs 365. 2. daļa".

3. 3. Problēmu risināšana, strādājot ar lielu informācijas apjomu dokumentu bibliotēkā SharePoint Office 365. “Metadati uz Office 365. 3. daļa. Kārtošana un filtrēšana” .

4.Ātri meklēt informāciju bibliotēkā
SharePoint
Birojs
365, sadarbojoties ar vairākiem autoriem. "Metadati pakalpojumā Office 365. 4. daļa. Dažādi skati vienai datu kopai" .

5. 5.Dokumentu bibliotēkas datu augšupielāde
SharePoint
programmā Excel analīzei. "Metadati pakalpojumā Office 365. 5. daļa. Augšupielāde uz
Excel analīzei »/Šis raksts