Belgeleri, sunumları ve kitapları tarayarak gizli ve kişisel verileri kaldırın. Meta verileri Excel'de depolama. Aralık Nesnesi Meta Veri Nedir?

Gizli bilgiler şunları içerebilir:

Word belgelerinde paylaşılmaması gereken gizli veriler ve kişisel veriler

Diğer kişilerle işbirliği yaparken Excel verileri çalışma kitabına eklenir

PowerPoint'te sunuda veya meta verilerinde saklanabilecek gizli veriler ve kişisel bilgiler.

Visio Çizimlerinde belge bilgileri ve dosya özellikleri

Not: Belgenizi Microsoft'a göndermediğiniz sürece belgedeki hiçbir veriyi görmeyiz.

Bu makalede, genellikle Office belgelerinde depolanan veri türleri açıklanmaktadır; böylece belgeden veya meta verilerden nelerin tutulacağına ve nelerin kaldırılacağına karar verebilirsiniz. Belge Denetçisi'nin kaldıramadığı bazı veriler Word, Excel ve PowerPoint'in ayrıntılarını veren tablolarda açıklanmaktadır.

Müşterileriniz veya iş arkadaşlarınızla paylaştığınız bir Word belgesinin elektronik kopyası genellikle belgenin kendisinde veya belge özelliklerinde veya meta verilerinde saklanan gizli verileri veya kişisel bilgileri içerir.

Tavsiye: dosya > Fok, tıklamak Tüm sayfaları yazdır ve işareti kaldırın Yazdırma düzeltmeleri.

Word belgeleri aşağıdaki türlerde gizli ve kişisel bilgiler içerebilir:

Notlar, revizyon modu işaretleri, versiyonlar ve el yazısı notlar. Bir belge oluşturmak için başkalarıyla işbirliği yaparsanız belgede revizyon kayıtları, notlar, el yazısı notlar ve sürümler gibi öğeler bulunabilir. Bu bilgi, başkalarının belge üzerinde çalışan kişilerin adlarını, inceleyenlerin yorumlarını ve belgede yapılan değişiklikleri görmesine olanak tanıyabilir, ancak bunu ekibinizin dışından kimseyle paylaşmak istemiyorsanız bu mümkün değildir.

Belge özellikleri veya meta veriler, belge hakkında yazar, konu ve başlık gibi bilgileri içerir. Belge özellikleri ayrıca, belgeyi en son kaydeden kişinin adı ve belgenin oluşturulduğu tarih gibi Office programlarının otomatik olarak kaydettiği bilgileri de içerir. Belirli özellikler kullanılmışsa belge ayrıca e-posta başlıkları, inceleme gönderim bilgileri, belge yolları ve şablon adları gibi çeşitli türde kişisel bilgiler de içerebilir.

Üstbilgiler ve altbilgiler. Word belgeleri üstbilgi ve altbilgilerde veriler içerebilir. Ayrıca Word belgenize bir arka plan da eklemiş olabilirsiniz.

Gizli metin Word belgeleri gizli metin olarak biçimlendirilmiş metinler içerebilir. Bir belgede gizli metin olup olmadığını bilmiyorsanız arama yapmak için Belge Denetçisi'ni kullanabilirsiniz.

Belge sunucusu özellikleri. Belge bir belge yönetimi sunucusuna (örneğin, bir belge çalışma alanı sitesi veya Windows SharePoint Services tabanlı bir kitaplık) kaydedilmişse, belge, söz konusu sunucu konumuyla ilişkili ek belge özellikleri veya bilgiler içerebilir.

Özel XML Verileri Belgeler, belgede görünmeyen özel XML verileri içerebilir. Belge Denetçisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

Belge Denetleyicisini kullanma

Word belgelerindeki gizli ve kişisel verileri bulup kaldırmak için Belge Denetçisi'ni kullanabilirsiniz. Bir Word belgesinin e-posta eki gibi elektronik bir kopyasını paylaşmadan önce Belge Denetleyicisi'ni kullanmanızı öneririz.

Gizli ve kişisel verileri kontrol etmek istediğiniz Word belgesini açın.

Sekmeyi aç Dosya, düğmesine basın Farklı kaydet ve alana adı girin Dosya adı Orijinal belgenin bir kopyasını kaydetmek için.

Orijinal belgenin bir kopyasında sekmeyi açın Dosya ve düğmeye basın İstihbarat.

Tıklamak Sorun giderme, ardından seçin Belge denetçisi.

İletişim kutusunda Belge denetçisi Kontrol etmek istediğiniz gizli bilgi türlerini seçmek için onay kutularını seçin.

Düğmeye bas Kontrol etmek.

İletişim kutusunda tarama sonuçlarını gözden geçirin Belge denetçisi.

Düğmeye bas hepsini sil belgeden kaldırılması gereken gizli veri türlerine ilişkin kontrolün sonuçlarının yanında.

Önemli:

• Bir belgeden kaldırılan gizli veriler her zaman komut kullanılarak geri yüklenemez İptal etmek.

  OpenDocument (ODT) biçiminde kaydedilen belgelerden gizli verileri ve kişisel bilgileri kaldırmak istiyorsanız, bu biçimde bir belgeyi her kaydettiğinizde Belge Denetçisi'ni başlatmanız gerekir.

Word belgelerinde Belge Denetçisi'ni bulun ve kaldırın

Word Belgesi Denetleyicisi, Word belgelerine özgü gizli verileri ve kişisel bilgileri bulup kaldırmanıza olanak tanıyan birkaç farklı denetçi görüntüler. Belge Denetçisi'nin Word belgelerinden bulabileceği ve kaldırabileceği farklı gizli ve kişisel veri türlerinin listesi için aşağıdaki tabloya bakın.

Notlar:

Excel çalışma kitabının elektronik bir kopyasını paylaşırken, çalışma kitabının kendisinde veya belge özelliklerinde (meta veriler) depolanabilecek gizli veya kişisel verileri bulmak için çalışma kitabını incelediğinizden emin olun.

Excel'deki Belge Denetçisi, çalışma kitaplarındaki gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza yardımcı olabilir.

Not: Başkalarıyla paylaştığınız çalışma kitaplarından gizli ve kişisel bilgileri kaldırabilseniz de, Excel çalışma kitabı paylaşılan olarak kaydedilmişse notları, notları, belge özelliklerini veya kişisel bilgileri buradan kaldıramazsınız. Bu verileri paylaşılan bir çalışma kitabından kaldırmak için önce kopyalayın ve paylaşımını iptal edin.

Gizli ve kişisel verileri bulma ve kaldırma

Belge Denetçisi, Excel çalışma kitaplarındaki gizli verileri ve kişisel verileri bulmanıza ve kaldırmanıza yardımcı olur. Bir kitabın e-posta eki gibi elektronik bir kopyasını paylaşmadan önce Belge Denetleyicisi'ni kullanmanızı öneririz.

Excel'deki gizli ve kişisel veri türleri

Aşağıda, Excel çalışma kitaplarındaki gizli ve kişisel verilerin kaynağı olabilecek öğelerden bazıları listelenmiştir.

Başkalarıyla birlikte bir kitap oluşturulduysa, notlar ve el yazısı notlar içerebilir. Bu bilgi başkalarının kitaba katkıda bulunan kişilerin adlarını görmesine, eleştirmenlerin yorumlarını görmesine ve kitapta yapılan değişiklikleri görmesine olanak tanır.

Excel'deki meta veriler ve belge özellikleri, diğer Office uygulamalarında olduğu gibi yazar, konu ve başlık gibi bilgileri içerir. Office, çalışma kitabını en son kaydeden kişinin adını, belgenin oluşturulduğu tarihi ve belgenin konumunu (Excel 2013 veya üzeri) otomatik olarak kaydeder. E-posta başlıkları, gönderme bilgileri, tarama ve rotalar, yazıcı özellikleri (yazıcı yolu ve güvenli yazdırma parolası gibi) ve yayınlanacak dosya yolu bilgileri gibi ek kişisel bilgilerinize (PII) sahip olabilirsiniz. İnternet sayfaları.

Üstbilgiler ve altbilgiler. Excel çalışma kitapları üstbilgi ve altbilgilerde veri içerebilir.

Gizli satırlar, sütunlar ve sayfalar. Bir kitapta satırlar, sütunlar ve sayfaların tamamı gizlenebilir. Gizli satırlar, sütunlar veya sayfalar içeren bir çalışma kitabının kopyasını dağıttığınızda, diğer kişiler bunları görüntüleyebilir ve içerdikleri verileri görebilir.

Belge sunucusu özellikleri. Belge çalışma alanı sitesi veya Windows SharePoint Services kitaplığı gibi bir belge yönetimi sunucusuna kaydedilen bir çalışma kitabı, ek belge özellikleri veya sunucu konumu bilgileri içerebilir.

Özel XML verileri. Excel çalışma kitapları, belgenin kendisinde görüntülenmeyen özel XML verileri içerebilir. Belge Denetçisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

Görünmez içerik. Kitaplar görünmez olarak biçimlendirilmiş nesneler içerebilir.

Gömülü dosyalar veya nesneler.Çalışma kitaplarında, görünmez veriler içeren katıştırılmış dosyalar (Office belgeleri veya metin dosyaları gibi) veya katıştırılmış nesneler (grafikler veya denklemler gibi) bulunabilir.

VBA kodunu temel alan makrolar.Çalışma kitapları makrolar, VBA modülleri, COM ve ActiveX denetimleri, kullanıcı formları veya gizli veriler içerebilecek kullanıcı tanımlı işlevler içerebilir.

Önbelleğe alınmış verilere sahip öğeler.Çalışma kitaplarında PivotTable'lardan, PivotChart'lardan, Dilimleyicilerden, Zaman Çizelgelerinden ve Küp Formüllerinden görünmeyebilecek verileri önbelleğe alınmış olabilir.

Excel Anketleri. Web için Excel'e girilen ve çalışma kitabına kaydedilen ancak çalışma kitabında görünmeyen çalışma kitaplarında gizli Excel anket soruları olabilir.

Komut Dosyası Yöneticisi Komut Dosyaları.Çalışma kitaplarında Komut Dosyası Yöneticisi kullanılarak tanımlanmış komut dosyaları bulunabilir. Önbelleğe alınmış veya gizli veriler içerebilirler.

Filtreler.Çalışma kitaplarında, önbelleğe alınmış veya gizli verilerin çalışma kitaplarında depolanmasına neden olabilecek etkin otomatik filtreler veya tablo filtreleri bulunabilir.

Gizli isimler. Kitaplarda gizli veri kaynağı olabilecek gizli isimler bulunabilir.

Excel belgelerinde Belge Denetçisi'ni bulun ve kaldırın

Belge Denetçisi, Excel çalışma kitaplarıyla ilişkili gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza yardımcı olmak için algılanan öğeleri görüntüler. Aşağıdaki tabloda, Belge Denetçisi'nin bulabileceği ve çalışma kitaplarından kaldırabileceği gizli ve kişisel bilgi türleri listelenmektedir.

Notlar:

Microsoft Excel Starter 2010, tabloda listelenen tüm Excel özelliklerini desteklemez.

Kuruluşunuz Belge Denetçisi'ne özel modüller eklediyse ek veri türleri keşfedilebilir.

Belge Denetçisi, çalışma kitabında görünmeyen verileri içerebilecek aşağıdaki öğeleri bulur. Bunları silemez çünkü bu, kitabın düzgün çalışmamasına neden olabilir. Bulunan her öğeyi inceleyebilir ve onu manuel olarak mı kaldıracağınıza veya statik resim gibi gizli verileri olmayan bir öğeyle mi değiştireceğinize karar verebilirsiniz.

Belge Denetçisi'ni kullanarak PowerPoint sunumlarındaki gizli bilgileri bulabilir ve kaldırabilirsiniz.

Tavsiye: Yalnızca not yazmıyorsanız, dosya > Fok, boyuttaki slaytlara tıklayın tüm sayfa ve işareti kaldırın Notları yazdırma.

Gizli ve kişisel verileri bulma ve kaldırma

Gizli ve kişisel veri türleri

Bir PowerPoint sunumuna çeşitli türlerde gizli ve kişisel verileri kaydedebilirsiniz. Bu bilgi hemen görülemese de sunumdan derlenebilir.

Gizli veriler, PowerPoint'in sununuzu başkalarıyla paylaşmanıza olanak sağlamak için eklediği verileri içerebilir. Bu aynı zamanda kasıtlı olarak gizli olarak işaretlenen bilgileri de içerir.

PowerPoint sunumları aşağıdaki türlerde gizli ve kişisel bilgiler içerebilir:

Notlar ve el yazısı notlar. Sunum başkalarıyla birlikte oluşturulduysa notlar veya el yazısı notlar içerebilir. Bu bilgi, diğer kullanıcıların yapılan değişiklikleri ve sunu üzerinde çalışan kullanıcıların adlarının yanı sıra inceleyenlerin yorumlarını görüntülemesine olanak tanır.

Yama izleme verileri. Bulutta depolanan paylaşılan bir belge üzerinde işbirliği yaptığınızda Office 365 için PowerPoint 2016, belgede kimin ne zaman değişiklik yaptığını takip eder.

Belge özellikleri ve kişisel veriler. Belge özellikleri (meta veriler) yazar adı, konu ve başlık gibi sunum bilgilerini içerir. Belgeyi en son kaydeden kişinin adı ve belgenin oluşturulduğu tarih gibi Office programlarının otomatik olarak kaydettiği bilgileri de içerirler. Belirli özellikleri kullandıysanız belge ayrıca e-posta başlıkları, inceleme gönderim bilgileri, belge yolları, yazıcı yolları ve web sayfalarını yayınlamaya yönelik dosya yolu bilgileri gibi ek kişisel bilgiler de içerebilir.

Slaytta görünmez içerik. Sunum, görüntülenemeyen olarak biçimlendirilmiş nesneler içerebilir.

Slaydın dışındaki içerik. PowerPoint sunumları, slayttan taşındıkları için görünmeyen nesneler içerebilir. Bu tür nesneler yazıtlar, resimler, grafik öğeler ve tablolar olabilir.

Sunum için notlar. Bir PowerPoint sunumunun notlar bölümü, özellikle notlar yalnızca sunum yapan kişi için oluşturulmuşsa, başkalarıyla paylaşmak istemeyebileceğiniz metinler içerebilir.

Belge sunucusu özellikleri. Sunum, Belge Çalışma Alanı web sitesi veya Windows SharePoint Services kitaplığı gibi bir belge yönetimi sunucusuna kaydedilmişse, ek özellikler veya sunucu konumu bilgileri içerebilir.

Özel XML verileri. Sunumlar, sunumun kendisinde görüntülenmeyen özel XML verilerini içerebilir. Belge Denetçisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.

Belge Denetçisi'nin bulduğu ve kaldırdığı bilgiler

PowerPoint Belge Denetleyicisi, PowerPoint sunumlarına özel gizli verileri ve kişisel bilgileri bulmanıza ve kaldırmanıza yardımcı olmak için birkaç farklı denetçi görüntüler. Belge Denetçisi'nin bulup sunumlardan kaldırabileceği farklı gizli ve kişisel veri türlerinin listesi için aşağıdaki tabloya bakın.

Kuruluşunuz Belge Denetçisi'ne ek modüller eklediyse sunumlarınızda diğer bilgi türlerini kontrol edebilirsiniz.

Belge Denetçisi'nin bulduğu ancak kaldıramadığı bilgiler

Belge Denetçisi, sunumda görünmeyen verileri içerebilecek aşağıdaki öğeleri bulur. Sunumun düzgün çalışmamasına yol açabileceğinden bunları silemez. Bulunan her öğeyi inceleyebilir ve onu manuel olarak mı kaldıracağınıza veya statik resim gibi gizli verileri olmayan bir öğeyle mi değiştireceğinize karar verebilirsiniz.

Belge denetçisi ve kişisel veriler

Office 365 Insider'lar için PowerPoint 2016 derleme 8403'te sunulan değişiklik izleme verileri, Belge Denetçisi'nin sınırlamasını göstermektedir. Örneğin, Julia ve Linda'nın Office 365'te Sunum A üzerinde işbirliği yaptığını varsayalım. Revizyon izleme verileri (kullanıcı adları ve değiştirilme zamanı) sunuma eklenir. Muhammed daha sonra PowerPoint 2013'te A Sunumunu açar ve kişisel verileri kaldırmak için Dosya Belge Denetleyicisi'ni çalıştırırsa, PowerPoint'in bu sürümündeki Belge Denetçisi, Microsoft tarafından kullanılan Office 365PowerPoint'in daha sonraki sürümü kullanılarak sunuya eklenen değişiklik izleme verilerini algılayıp kaldıramayacaktır. Julia ve Li. Evet. Mohammed, PowerPoint'in geçerli sürümüne yükseltme yapmadan ve ardından Belge Denetçisi'ni çalıştırmadan yama izleme verilerini silemez

Diğer Office uygulamalarında olduğu gibi Visio'da da gizli bilgileri kaldırabilirsiniz. Visio belgesini kopyalamaya başlamadan önce belgeden ve belgenin dosya özelliklerinden kaldırmak istediğiniz bilgiler olabilir.

Visio'da aşağıdaki kişisel bilgileri kolayca silebilirsiniz:

Belge sayfalarına eklenen notlar

Hakemlerin adları, baş harfleri ve yaptıkları düzeltmeler

Öğe kümelerine giden yollar

Şablonların yolları ve dosyalarının adları

Not: Bir belge paylaşılan bir sunucuda yayınlanıyorsa, onu açtığınızda onu kimin açtığına ilişkin bilgiler ve dosyanın saklandığı bilgisayarın adı görüntülenir. Bu verileri korumak için belgelere erişimi yalnızca güvendiğiniz kişilerle sınırlayın.

Aşağıdaki adımları izleyerek Visio sunularındaki gizli bilgileri bulabilir ve kaldırabilirsiniz:

Tıklamak dosya > istihbarat > Kişisel verileri sil.

Sekmeyi aç Kişisel bilgi.

Kutuyu kontrol et Aşağıdaki öğeleri bir belgeden kaldırın.

Tavsiye: Kutuyu kontrol et Bu veri tekrar eklenirse uyar Kişisel verileri yeniden eklemeye çalıştığınızda uyarı almak istiyorsanız.

Hassas verileri harici kaynaklardan kaldırmak için onay kutusunu seçin Geçerli belgede saklanan harici kaynaklardan verileri kaldırın.

Not: Bu onay kutusu Olumsuz Bir şekille ilişkili verileri silmenizi sağlar. Veri kaynağını şemadan kaldırır, ancak buradaki veriler zaten şemada bulunuyorsa manuel olarak kaldırılması gerekir.

Geri bildirim

Bu makale güncellendi 8 Ocak 2019 Yorumlarınız sonucunda. Bu makaleyi faydalı bulduysanız ve özellikle de bulmadıysanız, geliştirebilmemiz için bazı yapıcı önerileri açık tutmak üzere lütfen aşağıdaki geri bildirim kontrollerini kullanın.

Not: Bu sayfa otomatik olarak tercüme edilmiştir ve yanlışlıklar ve dilbilgisi hataları içerebilir. Bu makalenin sizlere faydalı olması bizim için önemlidir. Bilgi yararlı mıydı? Kolaylık sağlamak için de (İngilizce).

Bu hizmetten alınan alındı ​​verilerini içeren ve Excel'de görüntüleyen harici bir hizmetle ekip oluşturuyorum. Excel'e giriş yaptığım bilgileri saklayabilmek istiyorum. Aralık nesnesi. Herhangi bir Excel özelliği var mı? Aralık nesneleri meta veriler nerede saklanabilir?

Perspektif Perspektifte olduğu gibi netleştirin. TaskItem, bir Perspektif olan ItemProperties'e sahiptir. ItemProperty Nesnesi. Peki Excel'de buna benzer bir şey var mı?

Değilse, o zaman en iyi yol meta verileri Excel'e kaydetmektir. Menzil?

Düzenleme: Bu meta veri bilgisine devam etmeliyim. Bu şekilde, kullanıcı öğreticiyi kaydeder, tamamlar ve yeniden açarsa bu meta verileri Excel'den çıkarabilmeliyim. Aralık nesnesi (veya başka herhangi bir özellik)

2 cevap

Bilginin tutarlı olması gerektiğinden daha basit ve net bir yaklaşım benimsedim. Yeni bir Çalışma Sayfası oluşturun, buna Meta Veri gibi bir ad verin (bu türden birden fazlaya sahip olmanız durumunda). Bunu VeryHidden olarak ayarlayın (xlSheetVeryHidden"Excel'den Gizlenmez, koddan gizlememelisiniz):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Range R1'e ait tüm meta verilerinizi Range R1'deki meta veri sayfasına kaydedin. Kodunuz bu şekilde çok basit ve anlaşılır olacaktır.

Şöyle bir şeye benzeyebilir:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Çok az kullanıcı, bilgisayarda depolanan her dosya için, dosyanın türüne bağlı olarak kaynağı, yazarı ve diğer önemli ayrıntıları içeren bir dizi meta veri bulunduğunu bilir. Bu yazıda meta verilerden bahsedeceğim, size onun ne olduğunu ve ne için kullanıldığını anlatacağım. Daha sonra meta verilerin nasıl eklenip kaldırılacağını ele alacağım. Açıklanan her şey Windows'un herhangi bir sürümü için geçerlidir.

Meta veri nedir?

Meta veriler hemen hemen her dosya türünde depolanan bilgilerdir. Bu, adınızı, bir şirketin veya kuruluşun adını, bilgisayarınızın adını, ağınızdaki bir sunucunun adını veya dosyanın kaydedildiği sürücüyü içerebilir; kişisel yorumlar, önceki yazarların isimleri, oluşturulma zamanı ve son değişiklik zamanı, versiyon veya revizyon numarası.

Duruma bağlı olarak bu veriler faydalı olabilir veya tam tersi de olabilir. Örneğin, bir dosyanın farklı yazarlarını izlemeniz gerekiyorsa meta veriler bu konuda yardımcı olabilir. Meta veriler, Windows'ta dosya ararken de yararlı olabilir. Örneğin, fotoğraf koleksiyonunuz meta veriler içeriyorsa, belirli bir gün ve saatte çektiğiniz bir fotoğrafı bulmanız gerektiğinde bu çok kullanışlıdır.

Öte yandan, hukuk alanında çalışıyorsanız veya yalnızca gizliliği korumak istiyorsanız, dosyaları başka birine aktardığınızda, meta veriler bu dosyaları her yerde takip edeceğinden, onlardan mümkün olduğunca fazla bilgi kaldırın.

Meta veriler nasıl eklenir ve düzenlenir?

Çoğu dosyanın kendi meta verileri kümesi vardır, ancak çoğu zaman üçüncü taraf geliştiricilerin özel yazılımı olmadan değiştirilemezler. Ofis dosyalarının (Word, Excel, PowerPoint) meta verilerini düzenlemek oldukça kolaydır. Öncelikle bu dosyalardan birinin meta verilerine erişmek ve görüntülemek için içerik menüsünü açın. sağ tık ve "Özellikler"i seçin.

Bu, dosya özelliklerinin bulunduğu bir pencere açacaktır. Bu pencerede “Ayrıntılar” sekmesini açın. Bu, dosyanın yazarı, ne zaman oluşturulduğu veya değiştirildiği ve hatta kaç kelime ve karakter içerdiği dahil olmak üzere dosya hakkında bilgi içeren alanların bir listesini sunacaktır.

Bu alanların bazıları düzenlenebilir. Bunu yapmak için fare imlecinizi değiştirmek istediğiniz alana getirmeniz ve ihtiyacınız olanı girmeniz yeterlidir. Bu alanların boş kalmasını istiyorsanız, içlerinde yazılı olan her şeyi silmeniz yeterlidir.

Bir Microsoft Word belgesi oluşturduğumuzda, açtığımızda veya kaydettiğimizde, meta veriler adı verilen ek bilgiler bu belgeye kaydedilir. Aynı şey Microsoft Excel ve Microsoft PowerPoint dosyaları için de söylenebilir. Bazı durumlarda bu meta veriler hakkımızda istenmeyen bilgileri ortaya çıkarabilir ve bizi tehlikeye atabilir.

Meta veriler örtülü olarak saklanmasına rağmen, içinde suç teşkil eden hiçbir şey yoktur. Belgelerin düzenlenmesini, saklanmasını ve aranmasını kolaylaştırır ve bunların kökenlerinin ve amaçlarının anlaşılmasına yardımcı olur. Ancak Word dosyasını başka bir kişiye gönderirken belgenin yazarının adını, oluşturulma veya düzenlenme tarihini açıklamayı istemediğimiz durumlar vardır.

Olası hoş olmayan sonuçları önlemek için meta verileri nasıl sileceğinizi öğrenmeniz gerekir. Soyadımın ve baş harflerimin, organizasyonun adının ve hatta bilgisayarın adının bulunduğu bir Word belgesinin kimin eline geçeceğini kim bilebilir.

Burada meta verileri Word belgelerinden kaldırmanın üç yolunu paylaşacağım.

1. Word / Excel / PowerPoint'in yerleşik özelliklerini kullanın

Word 2010 veya 2013 (Office 2013) kullanıyorsanız, Belge Denetçisi'nde kendinizle ilgili gizli bilgileri kaldırabilirsiniz. Dosya sekmesinde Ayrıntılar bölümüne gidin. Paylaşıma Hazırlanma grubunda Sorunları Ara -> Belge Denetçisi'ne tıklayın. Belge Denetçisini kontrol etmeye başlıyoruz.

Kontrol tamamlandıktan sonra bilgilerin silinmesine yönelik seçeneklerin bulunduğu bir pencere açılacaktır. "Belge özellikleri ve kişisel veriler"in yanındaki "Tümünü sil" düğmesini tıklayın.

2. Belge Meta Veri Temizleyici uygulaması

Belge Meta Veri Temizleyicisi, Microsoft Word, Excel veya PowerPoint belgelerinden meta verileri kaldırmak için kullanılan ücretsiz bir yardımcı programdır. Bu uygulama, soyadının, adının baş harflerinin, kuruluş adının, bilgisayar adının, ağ sunucusunun veya sabit sürücünün adının (dosyanın nerede saklandığına bağlı olarak), belgenin önceki yazarlarının soyadlarının, belgedeki değişiklikler ve sürümlerle ilgili bilgilerin üzerine yazabilir. gizli metin veya hücreler (Excel), yorumlar.

3. Belge Scrubber programı

Doc Scrubber, bizi tehlikeye atabilecek gizli bilgileri analiz etmek ve kaldırmak için kullanılan başka bir ücretsiz araçtır. Doc Scrubber'ın iki çalışma modu vardır - birincisinde, belgelerdeki tüm gizli bilgileri çıkarır ve gösterir ve ikincisinde, seçilen bir belgeden veya bir klasörde toplanan bir belge grubundan meta verileri kaldırır.

Ayrıca meta verileri belgelerden kaldırmanıza yardımcı olan ücretli yardımcı programlar da vardır. Ama onlara ihtiyacımız var mı?

En önemli avantajlardan biri SharePoint Ofisi 365 - entegrasyonu Microsoft Office özellikle 2013 yılından bu yana Excel'in 2013.

Durumu analiz edelim: Bir belge kitaplığı hakkında, tercihen görsel olarak - diyagramlar vb. şeklinde bir sunum yapmanız ve istatistiksel bilgiler sunmanız gerekir.
Belge kitaplığında SharePoint Ofisi 365'te böyle bir yerleşik yetenek yoktur, ancak verileri yükleme seçeneği vardır. excel (kütüphane öğelerinin sonraki analizi için Paylaşım Noktası ). Bu durumda yerel bilgisayarda kurulu programla çalışıyoruz.

Belge kitaplığının “KÜTÜPHANE” sekmesinde pek fark edilmeyen bir düğme vardır (şekilde kırmızıyla işaretlenmiştir) - “Şuraya aktar Excel".

Bu düğmeyi kullanalım ve bir seçenek olarak, tanıdık yöntemler kullanarak yerel ortamdaki verilerle çalışma yeteneğini not edelim. excel (örneğin aşağıdaki şekilde sıralama ve filtreleme):

Şimdi diyagramları oluşturmaya geçelim excel program şeridindeki “Önerilen Grafikler” düğmesini kullanarak. excel Verileri otomatik olarak vurgulanan sütunlara gruplandırır ve grafik seçenekleri sunar. Örnekte bu, özel metin koduna (meta veriler) göre gruplandırılmış bir histogram ve yazarlara ve belge dosyası sayısına göre gruplandırılmış bir çubuk grafiktir (aşağıdaki şekilde):

İstediğiniz diyagramı seçin (yazar örneğinde - “Oluşturan”) ve dosyayı yerel bilgisayarınıza kaydedin.

Durumu analiz edelim. Diyelim ki bir diyagram hazırladım ve biraz sonra kütüphaneye SharePoint Ofisi 365 diğer sistem katılımcısı yeni dosyalar ekledi. Bu durumda, verilerin son yayınlanmasından önce, önceden kaydedilmiş dosyayı yeniden açmanız ve "VERİ" sekmesinde "Tümünü Güncelle" düğmesini tıklamanız gerekir:

Verilerin güncellendiğini (şekillerde kırmızıyla vurgulanmıştır) ve diyagramın otomatik olarak değiştiğini lütfen unutmayın:

Makalenin 5 bölümünün ara sonuçlarını özetliyorum. Bu yüzden bunu belirli örneklerle analiz ettim:

1. 1.Belge kitaplığında dosyaları düzenlemenin temel ilkeleri SharePoint Ofisi 365 meta verileri kullanarak "Meta veriler Office 365. Bölüm 1".

2. 2.Web sitelerinde hızlı bilgi araması nasıl organize edilir SharePoint Ofisi 365 meta verileri kullanıyor mu? "Meta veriler Office 365. Bölüm 2".

3. 3. Belge kitaplığında büyük miktarda bilgiyle çalışırken sorunları çözme SharePoint Ofisi 365. “Office 365'e meta veriler. Bölüm 3. Sıralama ve filtreleme” .

4. Kütüphanede hızla bilgi arayın
Paylaşım Noktası
Ofis
Birden fazla yazarla işbirliği yaparken 365. "Office 365'te meta veriler. Bölüm 4. Bir veri kümesi için farklı görünümler" .

5. 5.Belge kitaplığı verilerini yükleme
Paylaşım Noktası
Excel'de analiz için. "Office 365'te meta veriler. Bölüm 5. Yükleme
Analiz için Excel »/Bu makale