Видалення прихованих та персональних даних за допомогою перевірки документів, презентацій та книг. Зберігання метаданих у Excel. Об'єкт діапазону Що таке метадані

Приховані відомості можуть містити:

приховані дані та персональні дані, до яких не потрібно надавати спільний доступ у Word документах

дані Excel додаються до книги при спільній роботі з іншими людьми

приховані дані та персональні дані PowerPoint, які можуть зберігатися в презентації або в її метаданих.

відомості про документ та властивості файлу у Visio документах

Примітка:Якщо ви не відправите свій документ до Майкрософт, нам не буде доступно жодних даних з нього.

У цій статті описано типи даних, які зазвичай зберігаються в документах Office, щоб можна було вирішити, що потрібно зберегти і що видалити в документі або метаданих. Деякі дані, які Інспектор документів не можуть бути видалені, описані в таблицях з детальною інформацією про Word, Excel і PowerPoint.

Електронну копію документа Word, до якого ви надаєте доступ до клієнтів або колег, часто містять приховані дані або персональні дані, що зберігаються в самому документі або властивостях документа або метаданих.

Порада: файл > Друк, клацніть Друк усіх сторінокта зніміть прапорець Друк виправлень.

Документи Word можуть містити приховані та персональні дані таких типів:

Примітки, позначки режиму виправлення, версії та рукописні нотатки.Якщо ви працюєте разом з іншими користувачами для створення документа, документ може містити такі елементи, як записи виправлень, нотатки, рукописні нотатки та версії. Ці відомості можуть дозволити іншим людям переглядати імена користувачів, які працювали з документом, коментарі рецензентів та зміни, внесені до документа, але не в тому випадку, якщо ви не бажаєте надавати доступ до них за межами вашої команди.

Властивості документа або метадані включають відомості про документ, такі як автор, тема і заголовок. Властивості документа також містять дані, що автоматично зберігаються програмами Office, такі як ім'я користувача, що зберіг документ останнім, і дата створення документа. Якщо ви використовуєте певні функції, документ може також містити різні види персональних даних, наприклад заголовки електронних листів, відомості про відправку на рецензування, маршрути документа та імена шаблонів.

Колонтитули та підкладки.Документи Word можуть містити дані у колонтитулах. Крім того, можливо, ви додали підкладку до документа Word.

Прихований текст Word документи можуть містити текст, відформатований як прихований текст. Якщо ви не знаєте, чи є прихований текст у документі, ви можете використовувати Інспектор документів для пошуку.

Властивості сервера документів.Якщо документ був збережений на сервері керування документами (наприклад, на веб-сайті робочої області для документів або бібліотеці на основі Windows SharePoint Services), документ може містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням сервера.

XML-дані користувачаДокументи можуть містити власні XML-дані, які не видно в документі. Інспектор документів можете знайти та видалити ці XML-дані.

за допомогою інспектора документів

Ви можете використовувати Інспектор документів для пошуку та видалення прихованих та персональних даних у Word документах. Рекомендовано використовувати Інспектор документів перед наданням спільного доступу до електронної копії документа Word, наприклад, у вкладенні повідомлення електронної пошти.

Відкрийте документ Word, який потрібно перевірити на наявність прихованих і персональних даних.

Відкрийте вкладку Файл, натисніть кнопку Зберегти які введіть ім'я у поле ім'я файлу, щоб зберегти копію вихідного документа.

У копії вихідного документа відкрийте вкладку Файлта натисніть кнопку Відомості.

Натисніть Пошук проблем, потім виберіть Інспектор документів.

У діалоговому вікні Інспектор документіввстановіть прапорці, щоб вибрати типи прихованих відомостей, які потрібно перевірити.

Натисніть кнопку Перевірити.

Перегляньте результати перевірки у діалоговому вікні Інспектор документів.

Натисніть кнопку Видалити всепоруч із результатами перевірки типів прихованих даних, які потрібно видалити з документа.

Важливо:

• Приховані дані, видалені з документа, не завжди можна відновити за допомогою команди Скасувати.

  Якщо ви хочете видалити з документів, збережених у форматі OpenDocument (ODT), приховані дані та особисті дані, необхідно запускати Інспектор документів щоразу при збереженні документа у цьому форматі.

Пошук та видалення інспектора документів у документах Word

Word Інспектор документів відображає кілька різних інспекторів, які дозволяють знаходити і видаляти приховані дані та персональні дані, специфічні для документів Word. Щоб отримати список різних типів прихованих та персональних даних, які Інспектор документів може знайти та видалити з Word документів, ознайомтеся з наведеною нижче таблицею.

Примітки:

У разі спільного використання електронної копії Excel книги переконайтеся, що ви переглядаєте книгу на предмет прихованих або персональних даних, які можуть зберігатися в самій книзі або в її властивостях документа (метадані).

Інспектор документів у Excel можуть допомогти вам знайти та видалити з книг приховані дані та персональні дані.

Примітка:Хоча з книг, надісланих іншим користувачам, можна видалити приховані та персональні дані, якщо книга Excel була збережена як загальна, з неї не можна видалити примітки, нотатки, властивості документа та персональні дані. Щоб видалити ці дані із загальної книги, спочатку скопіюйте її та скасуйте спільний доступ до неї .

Пошук та видалення прихованих та персональних даних

Інспектор документів допоможе вам знайти та видалити приховані дані та персональні дані в Excel книгах. Рекомендується використовувати Інспектор документів перед наданням загального доступу до електронної копії книги, наприклад, у вкладенні електронної пошти.

Типи прихованих та персональних даних в Excel

Нижче наведено деякі елементи, які можуть бути джерелом прихованих та персональних даних у книгах Excel.

Якщо книга була створена спільно з іншими користувачами, вона може містити звичайні та рукописні примітки. Ця інформація дозволяє іншим користувачам дізнатися імена людей, які працювали над цією книгою, переглянути примітки рецензентів і побачити зміни, внесені до книги.

Властивості метаданих та документів в Excel, як і в інших програмах Office, включають такі відомості, як автор, тема та заголовок. Office автоматично зберігає ім'я користувача, який останнім зберігав книгу, дату створення документа та розташування документа (Excel 2013 або пізнішої версії). Можливо, у вас є додаткові особисті відомості (PII), такі як заголовки електронної пошти, відомості про відправлення, перегляд та маршрути, властивості принтера (наприклад, шлях до принтера та пароль безпечного друку), а також відомості про шлях до файлу для публікації. Веб-сторінки.

Колонтитули.У книгах Excel можуть бути дані в колонтитулах.

Приховані рядки, стовпці та листи.У книзі можуть бути приховані рядки, стовпці та цілі аркуші. При поширенні копії книги, що містить приховані рядки, стовпці або аркуші, інші користувачі можуть відобразити їх і переглянути дані, що містяться в них.

Властивості сервера документів.Книга, збережена на сервері керування документами, наприклад, на сайті робочої області для документів або в бібліотеці Windows SharePoint Services, може містити додаткові властивості документа або інформацію про розташування на сервері.

XML-дані користувача.Книги Excel можуть містити власні XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можете знайти та видалити ці XML-дані.

Невидимий вміст.Книги можуть містити об'єкти, відформатовані як невидимі.

Впроваджені файли чи об'єкти.У книгах можуть бути впроваджені файли (наприклад, документи Office або текстові файли) або впроваджені об'єкти (наприклад, діаграми чи рівняння), які містять невидимі дані.

Макроси на основі коду VBA.У книгах можуть бути макроси, модулі VBA, елементи COM і ActiveX, користувацькі форми або функції користувача, які можуть містити приховані дані.

Елементи із кешованими даними.У книгах можуть бути кешовані дані зведених таблиць, зведених діаграм, зрізів, тимчасових шкал і кубових формул, які можуть не відображатися.

Опитування Excel.У книгах можуть бути приховані запитання Excel, які були введені в Excel в Інтернеті і збережені в книзі, але не видно в ній.

Сценарії диспетчер сценаріїв.У книгах можуть бути сценарії, визначені диспетчером сценаріїв. Вони можуть містити кешовані або приховані дані.

Фільтри.У книгах можуть бути активні автофільтри або фільтри таблиць, які можуть спричинити збереження кешованих або прихованих даних у книгах.

Приховані імена.У книгах можуть бути приховані імена, які можуть бути джерелом прихованих даних.

Пошук та видалення інспектора документів у документах Excel

Інспектор документів відображає виявлені елементи, які допоможуть вам знайти та видалити приховані дані та персональні дані, пов'язані з книгами Excel. У наведеній нижче таблиці наведено типи прихованих та персональних даних, які Інспектор документів можна знайти та видалити з книг.

Примітки:

Microsoft Excel Starter 2010 підтримує не всі функції Excel, перелічені в таблиці.

Якщо в організації в Інспектор документів були додані модулі, можуть бути виявлені дані додаткового типу.

Інспектор документів знаходить наведені нижче елементи, які можуть містити дані, що не відображаються в книзі. Видалити їх він не здатний, оскільки це може призвести до неправильної роботи книги. Ви можете переглянути кожен знайдений елемент і вирішити, чи видалити його вручну або замінити його елементом без прихованих даних, наприклад статичним малюнком.

Ви можете знайти та видалити приховані відомості у PowerPoint презентаціях за допомогою Інспектор документів.

Порада:Якщо ви просто не друкуєте примітки, виберіть файл > Друк, натисніть слайди розміром у всю сторінкута зніміть прапорець Друк приміток.

Пошук та видалення прихованих та персональних даних

Типи прихованих та персональних даних

У PowerPoint презентації можна зберігати різні типи прихованих та персональних даних. Незважаючи на те, що ці відомості можуть бути не видно відразу, вони, як і раніше, можуть бути вилучені з презентації.

Приховані дані можуть включати дані, які додати PowerPoint, щоб надати спільний доступ до створення презентації з іншими людьми. До них також відносяться відомості, навмисно позначені як приховані.

Презентації PowerPoint можуть містити приховані та персональні дані таких типів:

Примітки та рукописні примітки.Якщо презентація була створена спільно з іншими користувачами, вона може містити нотатки або рукописні нотатки. Ця інформація дозволяє іншим користувачам переглядати внесені зміни та імена користувачів, які працювали над презентацією, а також коментарі рецензентів.

Дані відстеження виправлень.Під час спільної роботи над спільним документом, який зберігається у хмарі, PowerPoint 2016 для Office 365 зберігає дані про те, хто і коли вніс зміни до документа.

Властивості документа та персональні дані.Властивості документа (метадані) включають такі відомості про презентацію, як ім'я автора, тема і заголовок. Крім того, в них містяться дані, які автоматично зберігаються програмами Office, такі як ім'я користувача, що зберіг останній документ, і дата створення документа. Якщо ви використовували певні функції, документ може також містити додаткові особисті відомості, наприклад, заголовки повідомлень електронної пошти, дані про відправку на перевірку, маршрути документа, шляхи до принтерів, а також відомості про шлях до файлу для публікації веб-сторінок.

Невидимий вміст на слайді.Презентація може містити об'єкти, відформатовані як такі, що не відображаються.

Вміст поза слайдом.Презентації PowerPoint можуть містити об'єкти, які не відображаються, тому що вони переміщені за межі слайду. Такими об'єктами можуть бути написи, картинки, графічні елементи та таблиці.

Нотатки для презентації.Розділ нотаток до презентації PowerPoint може містити текст, який, можливо, небажано надавати іншим користувачам, особливо якщо ці нотатки створювалися виключно для доповідача.

Властивості сервера документів.Якщо презентація була збережена на сервері керування документами, наприклад, на веб-сайті робочої області для документів або в бібліотеці Windows SharePoint Services, вона може містити додаткові властивості або відомості про розташування на сервері.

XML-дані, що настроюються.Презентації можуть містити власні XML-дані, які не відображаються в самій презентації. Інспектор документів можете знайти та видалити ці XML-дані.

Відомості, які знаходить та видаляє інспектор документів

PowerPoint Інспектор документів відображає кілька різних інспекторів, які дозволяють знаходити і видаляти приховані дані та персональні дані, специфічні для презентацій PowerPoint. Щоб отримати список різних типів прихованих та персональних даних, які Інспектор документів може знайти та видалити з презентацій, ознайомтеся з наведеною нижче таблицею.

Якщо до організації до інспектора документів були додані додаткові модулі, можна перевіряти наявність у презентаціях інших типів відомостей.

Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити

Інспектор документів знаходить наведені нижче елементи, які можуть містити дані, що не відображаються у презентації. Видалити їх він не здатний, оскільки це може призвести до неправильної роботи презентації. Ви можете переглянути кожен знайдений елемент і вирішити, чи видалити його вручну або замінити його елементом без прихованих даних, наприклад статичним малюнком.

Інспектор документів та персональні дані

Дані відстеження змін, введені в PowerPoint 2016 збиранням 8403 для учасників програми попередньої оцінки Office 365, ілюструють обмеження Інспектор документів. Наприклад, припустимо, що Юлія та Лінда спільна робота над презентацією A у Office 365. Дані відстеження виправлень (імена користувачів та час їх зміни) додаються до презентації. Якщо після цього Мохаммед відкриває презентацію A у PowerPoint 2013 та виконує Інспектор документів файлу для видалення особистих даних, Інспектор документів у цій версії PowerPoint не зможе виявляти та видаляти дані відстеження змін, додані до презентації за допомогою пізнішої версії Office 365PowerPoint, що використовується Юлія та Li . нда. Мохаммед не вдається видалити дані відстеження виправлень без оновлення до поточної версії PowerPoint, а потім запуску Інспектор документів

Ви можете видалити приховані відомості у Visio, як і в інших програмах Office. Перед тим як розпочати копіювання Visio документа, може бути інформатиоін, який ви хочете видалити з документа та з властивостей файлу документа.

Можна легко видалити такі персональні дані у Visio:

Примітки, вставлені на сторінки документа

Імена, ініціали рецензентів та внесені ними виправлення

Шляхи до наборів елементів

Шляхи до шаблонів та імена їх файлів

Примітка:Якщо документ опубліковано на загальному сервері, під час його відкриття відображаються відомості про те, хто його відкрив, та ім'я комп'ютера, на якому зберігається файл. Щоб захистити ці дані, надавайте доступ до документів лише тим користувачам, яким ви довіряєте.

Ви можете знайти та видалити приховані відомості у Visio презентацій, виконавши наведені нижче дії.

Клацніть файл > відомості > Видалити персональні дані.

Відкрийте вкладку Особисті відомості.

Встановіть прапорець Видалити такі елементи з документа.

Порада:Встановіть прапорець Попередити у разі повторної вставки цих даних, якщо ви бажаєте отримувати попередження під час спроби повторно вставити персональні дані.

Щоб видалити конфіденційні дані із зовнішніх джерел, встановіть прапорець Видалити дані із зовнішніх джерел, що зберігаються у поточному документі.

Примітка:Цей прапорець недозволяє видалити дані, пов'язані з фігурою. Він видаляє джерело даних із схеми, але якщо дані з нього вже знаходяться в ній, їх потрібно видалити вручну.

Зворотній зв'язок

Цю статтю було оновлено 8 січня 2019внаслідок ваших зауважень. Якщо ви знайшли цю статтю корисною, і особливо якщо ви цього не зробите, використовуйте елементи керування відгуком нижче, щоб не відключати деякі пропозиції щодо конструктиви, щоб ми могли це покращити.

Примітка:Ця сторінка переведена автоматично, тому її текст може містити неточності та граматичні помилки. Для нас важливо, щоб ця стаття була вам корисною. Чи була інформація корисною? Для зручності також (англійською мовою).

Я об'єднуюсь, виділяються із зовнішнім обслуговуванням, яке включає дані про отримання з того обслуговування, та показ у перевершують. Я хочу мати можливість зберігати інформацію, я входжу в Excel. Діапазон об'єкта. Чи є будь-яка власність Excel. Діапазон заперечує, де можна зберегти метадані?

Пояснитися, як у Перспективі Перспектива. TaskItem має ItemProperties, який є Перспективою. ItemProperty Об'єкт. Так чи є щось подібне як це в Excel?

І в іншому випадку тоді, що найкращий спосіб полягає в тому, щоб зберегти метадані для Excel. Діапазон?

Правити: Я повинен упиратися ця інформація про метадані. Таким чином, якщо користувач заощаджує, завершення, і потім ре відкриває навчальний посібник, я повинен бути в змозі витягти ці метадані з Excel. Об'єкт діапазону (або будь-яка інша власність)

2 відповіді

Так як вам потрібна інформація, щоб бути постійними, я використав більш простий та чіткіший підхід. Створіть новий WorkSheet, назвіть його чимось як Метадані (якщо ви маєте багаторазовий з цього виду). Встановіть його в VeryHidden (xlSheetVeryHiddencan't бути Несхованим з Excel, необхідно не приховати його від коду):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Врятуйте всі метадані для Діапазону R1 у аркуші метаданих у Діапазоні R1. Ваш код буде дуже простим та чітким таким чином.

Це може подивитись щось як:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Небагато користувачів знають, що для кожного файлу, що зберігається на комп'ютері, є набір метаданих, які містять інформацію про його джерело, автора та інші важливі подробиці, залежно від типу файлу. У цій статті я збираюся обговорити метадані, розповісти вам, що це таке і для чого їх використовують. Потім я розповім, як додавати та видаляти метадані. Все описане застосовується до будь-якої версії Windows.

Що таке метадані?

Метадані є інформацією, яка зберігається практично в будь-якому типі файлу. Вона може містити ваше ім'я, назву компанії або організації, ім'я комп'ютера, ім'я сервера в мережі або диск, на якому збережено файл; персональні коментарі, імена попередніх авторів, час створення та час останньої зміни, номер версії чи редакції.

Залежно від ситуації, ці дані можуть бути корисними і навпаки. Наприклад, якщо потрібно відстежити різних авторів файлу, метадані можуть допомогти цьому. Також метадані можуть бути корисними при пошуку файлів у Windows. Наприклад, якщо ваша колекція фотографій містить метадані, це дуже зручно, коли потрібно знайти фотографію, яку ви зробили у конкретний день та у певний час.

З іншого боку, якщо ви працюєте у правовій сфері або просто хочете зберегти конфіденційність, при передачі файлів комусь ще, видаляйте з них стільки інформації, скільки це можливо, оскільки метадані будуть йти за цими файлами всюди.

Як додавати та редагувати метадані

Більшість файлів мають свій набір метаданих, але часто їх не можна змінити без спеціального програмного забезпечення від сторонніх розробників. Хоча метадані офісні файли (Word, Excel, PowerPoint) редагуються досить просто. Перш за все, для доступу та перегляду метаданих одного з таких файлів відкрийте контекстне меню клацанням правою кнопкою мишіта виберіть «Властивості».

Так ви відкриєте вікно із властивостями файлу. У цьому вікні відкрийте вкладку «Докладно». Тут буде представлений список полів з інформацією про файл: включно з ім'ям його автора, коли він був створений або змінений, або навіть як багато в ньому слів і знаків.

Деякі з цих полів можна редагувати. Для цього потрібно просто поставити курсор миші у поле, яке ви хочете змінити, та ввести те, що вам потрібно. Якщо потрібно, щоб ці поля залишалися порожніми, просто зітріть усе, що написано.

Щоразу, коли ми створюємо, відкриваємо або зберігаємо документ Microsoft Word, у ньому записується додаткова інформація, яка називається метаданими. Те саме можна сказати про файли Microsoft Excel і Microsoft PowerPoint. У певних ситуаціях ці метадані можуть надати небажану інформацію про нас і скомпрометувати.

Хоча метадані і зберігаються у неявному вигляді, нічого кримінального в них немає. Вони полегшують організацію, зберігання, пошук документів, допомагають зрозуміти їхнє походження та призначення. Але трапляються такі випадки, що ми не хочемо розкривати ім'я автора документа, дату створення або редагування, надсилаючи файл Word іншій людині.

Щоб запобігти можливим неприємним наслідкам, треба навчитися видаляти метадані. Хто знає, в які руки потрапить документ Word із моїм прізвищем та ініціалами, найменуванням організації та навіть ім'ям комп'ютера.

Тут я розповім про три способи видалення метаданих із документів Word.

1. Використовуємо вбудовані можливості Word/Excel/PowerPoint

Якщо ви використовуєте Word 2010 або 2013 (Office 2013), приховану інформацію про себе можна видалити в Інспекторі документів. На вкладці Файл переходимо в розділ Відомості. У групі Підготовка до спільного доступу натискаємо Пошук проблем -> Інспектор документів. Запускаємо перевірку в Інспекторі документів.

Після завершення перевірки з'явиться вікно із опціями видалення інформації. Поруч із «Властивості документа та персональні дані» натискаємо кнопку «Видалити все».

2. Додаток Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner – це безкоштовна утиліта для видалення метаданих із документів Microsoft Word, Excel або PowerPoint. Даний додаток вміє затирати в них прізвище, ініціали, назву організації, ім'я комп'ютера, ім'я мережного сервера або жорсткого диска (залежно від того, де зберігається файл), прізвища попередніх авторів документа, інформацію про зміни та версії документа, прихований текст або комірки ( Excel), коментарі.

3. Програма Doc Scrubber

Doc Scrubber – це ще один безкоштовний інструмент аналізу та видалення прихованої інформації, яка потенційно може скомпроментувати нас. Doc Scrubber має два режими роботи - у першому він витягує з документів всю приховану інформацію і показує її, а в другому - видаляє метадані з вибраного документа або групи документів, зібраних в одній папці.

Існують також платні утиліти, які допомагають видалити метадані з документів. Але чи потрібні вони нам?

Одна з найважливіших переваг SharePoint Office 365 - його інтеграція з Microsoft Office 2013, зокрема з Excel 2013 року.

Розберемо ситуацію: вам треба виступити з презентацією та подати статистичну інформацію з бібліотеки документів, бажано наочно – у вигляді діаграм тощо.
У бібліотеці документів SharePoint Office 365 таких вбудованих можливостей немає, але є варіант вивантаження даних у Excel (Для подальшого аналізу елементів бібліотеки SharePoint ). І тут працюємо з програмою встановленої на локальному комп'ютері.

У вкладці «БІБЛІОТЕКА» бібліотеки документів є не дуже помітна кнопка (на малюнку позначена червоним) - «Експорт в Excel».

Скористаємося цією кнопкою та відзначимо, як варіант, можливість роботи з даними у локальному середовищі звичними засобами Excel (наприклад, сортування та фільтрація на рис. нижче):

А тепер перейдемо до побудови діаграм у Excel за допомогою кнопки «Рекомендовані діаграми» у стрічці програми. Excel автоматично групує дані у виділених стовпцях та пропонує варіанти діаграм. У прикладі це - гістограма з угрупуванням за текстовим кодом спеціальності (метаданим) та лінійчаста діаграма з угрупуванням за авторами та кількістю файлів-документів (на рис. нижче):

Вибираємо потрібну діаграму (у прикладі за авторами - "Ким створено") та зберігаємо файл на локальному комп'ютері.

Розберемо ситуацію. Допустимо я підготував діаграму, а трохи пізніше до бібліотеки SharePoint Office Інші учасники системи додали нові файли. У цьому випадку перед остаточною публікацією даних необхідно повторно відкрити раніше збережений файл і у вкладці «ДАНІ» натиснути кнопку «Оновити все»:

Звертаємо увагу, що дані оновилися (на малюнках виділено червоним) і діаграма змінилася автоматично:

Підводжу проміжний результат по 5 частинах статті. Отже, я розібрав на конкретних прикладах:

1. 1.Основні принципи організації файлів у бібліотеці документів SharePoint Office 365 за допомогою метаданих «Метадані в Office 365. Частина 1».

2. 2.Як організувати швидкий пошук інформації на сайтах SharePoint Office 365 за допомогою метаданих? «Метадані в Office 365. Частина 2».

3. 3.Вирішення проблем при роботі з великим обсягом інформації в бібліотеці документів SharePoint Office 365. «Метадані в офіс 365. Частина 3. Сортування та фільтрація» .

4.Швидкий пошук інформації у бібліотеці
SharePoint
Office
365 при спільній роботі з кількома авторами. "Метадані в офіс 365. Частина 4. Різні уявлення для одного набору даних" .

5. 5.Вивантаження даних бібліотеки документів
SharePoint
в Excel для аналізу. «Метадані в Office 365. Частина 5. Вивантаження в
Excel для аналізу» / Дана стаття