Informațiile ascunse pot include:
date ascunse și date personale care nu ar trebui partajate în documentele Word
Datele Excel sunt adăugate la registrul de lucru atunci când colaborați cu alte persoane
Date ascunse și informații personale în PowerPoint care pot fi stocate în prezentare sau în metadatele acesteia.
informațiile despre document și proprietățile fișierului în Desene Visio
Notă: Dacă nu trimiteți documentul la Microsoft, nu vom vedea nicio dată din acesta.
Acest articol descrie tipurile de date care sunt de obicei stocate în documentele Office, astfel încât să puteți decide ce să păstrați și ce să eliminați din document sau metadate. Unele date pe care Document Inspector nu le poate șterge sunt descrise în tabelele care detaliază Word, Excel și PowerPoint.
O copie electronică a unui document Word pe care o partajați clienților sau colegilor conține adesea date ascunse sau informații personale stocate în documentul în sine sau în proprietățile documentului sau metadate.
Sfat: fişier > Sigiliu, faceți clic Imprimați toate paginileși debifați Corecții de imprimare.
Documentele Word pot conține următoarele tipuri de informații personale și ascunse:
Note, marcaje ale modului de revizuire, versiuni și note scrise de mână. Dacă colaborați cu alții pentru a crea un document, acesta poate conține elemente precum înregistrări de revizuire, note, note scrise de mână și versiuni. Aceste informații le pot permite altora să vadă numele persoanelor care au lucrat la document, comentariile recenzenților și modificările aduse documentului, dar nu și dacă nu doriți să le partajați cu nimeni din afara echipei dvs.
Proprietățile documentului sau metadatele includ informații despre document, cum ar fi autorul, subiectul și titlul. Proprietățile documentului includ, de asemenea, informații pe care programele Office le salvează automat, cum ar fi numele persoanei care a salvat ultima dată documentul și data la care a fost creat. Dacă au fost utilizate anumite funcții, documentul poate conține, de asemenea, diferite tipuri de informații personale, cum ar fi antete de e-mail, informații de trimitere a recenziilor, rute ale documentelor și nume de șablon.
Anteturi și subsoluri. Documentele Word pot conține date în anteturi și subsoluri. În plus, este posibil să fi adăugat un fundal documentului Word.
Text ascuns Documentele Word pot conține text formatat ca text ascuns. Dacă nu știți dacă există text ascuns într-un document, puteți utiliza Document Inspector pentru a căuta.
Proprietățile serverului de documente. Dacă documentul a fost salvat pe un server de gestionare a documentelor (de exemplu, un site de spațiu de lucru pentru documente sau o bibliotecă bazată pe Windows SharePoint Services), documentul poate conține proprietăți suplimentare ale documentului sau informații asociate cu locația serverului respectiv.
Date XML personalizate Documentele pot conține date XML personalizate care nu sunt vizibile în document. Document Inspector poate găsi și elimina aceste date XML.
folosind Document Inspector
Puteți utiliza Document Inspector pentru a găsi și elimina datele ascunse și personale din documentele Word. Vă recomandăm să utilizați Document Inspector înainte de a partaja o copie electronică a unui document Word, cum ar fi un atașament de e-mail.
Datele ascunse eliminate dintr-un document nu pot fi întotdeauna restaurate folosind comanda Anulare.
Dacă doriți să eliminați datele ascunse și informațiile personale din documentele salvate în format OpenDocument (ODT), trebuie să lansați Document Inspector de fiecare dată când salvați un document în acest format.
Deschideți documentul Word pe care doriți să îl verificați pentru date ascunse și personale.
Deschide fila Fişier, apasa butonul Salvează cași introduceți numele în câmp Nume de fișier pentru a salva o copie a documentului original.
Într-o copie a documentului original, deschideți fila Fişierși apăsați butonul Inteligența.
Clic Depanare, apoi selectați Inspector de documente.
În caseta de dialog Inspector de documente Bifați casetele de selectare pentru a selecta tipurile de informații ascunse pe care doriți să le verificați.
Faceți clic pe butonul Verifica.
Examinați rezultatele scanării în caseta de dialog Inspector de documente.
Faceți clic pe butonul șterge totul lângă rezultatele unei verificări pentru tipurile de date ascunse care trebuie eliminate din document.
Important:
Găsiți și eliminați Document Inspector din documentele Word
Word Document Inspector afișează mai mulți inspectori diferiți care vă permit să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale specifice documentelor Word. Pentru o listă a diferitelor tipuri de date ascunse și personale pe care Document Inspector le poate găsi și elimina din documentele Word, consultați tabelul de mai jos.
Note:
Inspector | Găsește și elimină |
|---|---|
|
Note, corecturi, versiuni Notă:În Word Starter 2010, Document Inspector elimină doar versiunile și comentariile. |
Note Semnale de mod Patch Informații despre versiunea documentului Note scrise de mână |
|
Documentați proprietățile și datele personale |
Sunt comune, StatisticiȘi Alții căsuță de dialog Proprietatile documentului Antete de e-mail Documentați rutele Proprietăți Document Server Informații despre tipul de conținut Nume de utilizator Nume șablon |
|
Anteturi și subsoluri și filigrane |
Informații despre antetul documentului Informații din anteturile și subsolurile documentului „Urme de apă” |
|
Text ascuns |
Text formatat ca ascuns (opțiune de font disponibilă în caseta de dialog Font) Notă: Acest inspector nu poate detecta text care este ascuns prin alte metode (de exemplu, text alb pe fundal alb). |
|
Date XML personalizate |
Date XML personalizate care pot fi stocate într-un document |
|
Conținut invizibil |
Notă: Acest inspector nu găsește obiecte care sunt ascunse de alte obiecte. |
Când partajați o copie electronică a unui registru de lucru Excel, asigurați-vă că examinați registrul de lucru pentru date ascunse sau personale care pot fi stocate în registrul de lucru în sine sau în proprietățile documentului (metadate).
Document Inspector în Excel vă poate ajuta să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale din registrele de lucru.
Notă: Deși puteți elimina informațiile ascunse și personale din registrele de lucru pe care le-ați partajat altora, dacă registrul de lucru Excel a fost salvat ca partajat, nu puteți elimina note, note, proprietăți ale documentului sau informații personale din acesta. Pentru a elimina aceste date dintr-un registru de lucru partajat, mai întâi copiați-l și anulați distribuirea.
Găsirea și eliminarea datelor ascunse și cu caracter personal
Document Inspector vă ajută să găsiți și să eliminați datele ascunse și datele personale din registrele de lucru Excel. Vă recomandăm să utilizați Document Inspector înainte de a partaja o copie electronică a unei cărți, cum ar fi un atașament de e-mail.
Tipuri de date ascunse și personale în Excel
Mai jos sunt enumerate câteva dintre elementele care pot fi sursa datelor ascunse și personale din registrele de lucru Excel.
Dacă o carte a fost creată cu alții, poate conține note și note scrise de mână. Aceste informații le permit altora să vadă numele persoanelor care au contribuit la carte, să vadă comentariile recenzenților și să vadă modificările aduse cărții.
Metadatele și proprietățile documentului în Excel, ca și în alte aplicații Office, includ informații precum autor, subiect și titlu. Office salvează automat numele persoanei care a salvat ultima dată registrul de lucru, data la care a fost creat documentul și locația documentului (Excel 2013 sau o versiune ulterioară). Este posibil să aveți informații suplimentare de identificare personală (PII), cum ar fi antete de e-mail, informații despre trimitere, navigare și rute, proprietăți ale imprimantei (cum ar fi calea imprimantei și parola de imprimare securizată) și informații despre calea fișierului de publicat. Pagini web.
Anteturi și subsoluri. Caietele de lucru Excel pot conține date în anteturi și subsoluri.
Rânduri, coloane și foi ascunse. Rândurile, coloanele și foile întregi pot fi ascunse într-o carte. Când distribuiți o copie a unui registru de lucru care conține rânduri, coloane sau foi ascunse, alte persoane le pot afișa și vizualiza datele pe care le conțin.
Proprietățile serverului de documente. Un registru de lucru salvat pe un server de gestionare a documentelor, cum ar fi un site de spațiu de lucru pentru documente sau o bibliotecă Windows SharePoint Services, poate conține proprietăți suplimentare ale documentului sau informații despre locația serverului.
Date XML personalizate. Registrele de lucru Excel pot conține date XML personalizate care nu sunt afișate în documentul în sine. Document Inspector poate găsi și elimina aceste date XML.
Conținut invizibil. Cărțile pot conține obiecte care sunt formatate ca invizibile.
Fișiere sau obiecte încorporate. Registrele de lucru pot avea fișiere încorporate (cum ar fi documente Office sau fișiere text) sau obiecte încorporate (cum ar fi diagrame sau ecuații) care conțin date invizibile.
Macro-uri bazate pe codul VBA. Registrele de lucru pot conține macrocomenzi, module VBA, controale COM și ActiveX, formulare de utilizator sau funcții definite de utilizator care pot conține date ascunse.
Elemente cu date în cache. Este posibil ca registrele de lucru să aibă date stocate în cache din tabele pivot, diagrame pivot, sectoare, cronologie și formule cub care este posibil să nu apară.
Sondaje Excel. Pot exista întrebări ascunse ale sondajului Excel în registrele de lucru care au fost introduse în Excel pentru web și salvate în registrul de lucru, dar care nu sunt vizibile în registrul de lucru.
Scripturi Manager Script. Caietele de lucru pot avea scripturi definite folosind Managerul de scripturi. Acestea pot conține date stocate în cache sau ascunse.
Filtre. Registrele de lucru pot avea filtre automate active sau filtre de tabel, ceea ce poate duce la stocarea datelor din cache sau ascunse în registrele de lucru.
Nume ascunse.În cărți pot exista nume ascunse, care ar putea fi o sursă de date ascunse.
Găsiți și eliminați Document Inspector din documentele Excel
Document Inspector afișează elementele detectate pentru a vă ajuta să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale asociate cu registrele de lucru Excel. Tabelul de mai jos listează tipurile de informații ascunse și personale pe care Document Inspector le poate găsi și elimina din registrele de lucru.
Note:
Microsoft Excel Starter 2010 nu acceptă toate caracteristicile Excel enumerate în tabel.
Dacă organizația dvs. a adăugat module personalizate la Document Inspector, pot fi descoperite tipuri suplimentare de date.
|
Inspectorul de documente găsește și șterge |
|
|---|---|
|
Note |
Note Note scrise de mână Notă:În Excel Starter 2010, Document Inspector șterge doar notele. |
|
Documentați proprietățile și datele personale |
Proprietățile documentului, inclusiv informațiile filei Sunt comune, StatisticiȘi Alții căsuță de dialog Proprietatile documentului (Excel 2013 sau o versiune ulterioară) Locația documentului. la apăsarea unui buton șterge totul locația documentului existent va fi șters din fișier. Locația documentului nu va fi returnată în fișier când salvați până când nu închideți Excel 2013 sau mai târziu și apoi redeschideți fișierul. Antete de e-mail Documentați rutele Date trimise spre verificare Proprietăți Document Server Detalii privind politica de gestionare a documentelor Informații despre tipul de conținut Nume de utilizator Informații despre calea imprimantei Note de scenariu Note pentru nume specifice și nume de tabel Conexiuni de date externe inactive |
|
Anteturi și subsoluri |
Informații despre antetul foii Informații din fișă de note |
|
Rânduri și coloane ascunse |
Linii ascunse Coloane de date ascunse Note: |
|
Foi ascunse |
Foi ascunse Notă: Dacă foile ascunse dintr-un registru de lucru conțin date, ștergerea acestora poate modifica rezultatele calculului formulelor conținute în registrul de lucru. Dacă nu știți ce date sunt conținute în foile ascunse, închideți Document Inspector, dezvăluiți foile ascunse și apoi vizualizați conținutul acestora. |
|
Date XML personalizate |
Date XML personalizate care pot fi stocate într-un registru de lucru |
|
Conținut invizibil |
Obiecte formatate ca invizibile Notă: Document Inspector nu detectează obiectele care sunt ascunse de alte obiecte. |
Document Inspector găsește următoarele elemente care pot conține date care nu sunt vizibile în registrul de lucru. Nu le poate șterge, deoarece acest lucru poate duce la ca cartea să nu funcționeze corect. Puteți examina fiecare articol găsit și puteți decide dacă îl eliminați manual sau îl înlocuiți cu un articol fără date ascunse, cum ar fi o imagine statică.
|
Inspectorul de documente găsește |
|
|---|---|
celule de foaie; |
|
|
Fișiere sau obiecte încorporate |
hărți de biți; Visio Graphics Obiecte document Word text OpenDocument. |
|
Macro-uri bazate pe codul VBA |
Macro-uri sau module VBA care pot conține date ascunse într-un registru de lucru. Acestea includ: macrocomenzi, inclusiv foi de macrocomandă Excel 4.0 (XLM); module VBA; Comenzi COM sau ActiveX. Formulare personalizate, inclusiv formulare Excel 5.0 funcții personalizate. |
|
Componente de business intelligence cu date stocate în cache |
Componente de business intelligence care pot conține date stocate în cache în registrul de lucru, inclusiv date invizibile. Document Inspector verifică următoarele elemente, care pot conține un rezumat cache, slice cache sau cube formula cache: tabele pivot și diagrame pivot; felii și cronologie; formule cub. |
|
Sondaje Excel |
Întrebări Excel Survey create în Excel pentru web și salvate împreună cu registrul de lucru, dar nu sunt vizibile în registrul de lucru. |
|
Scripturi Manager Script |
Scripturi care sunt definite utilizând Managerul de scripturi și pot determina stocarea datelor din cache sau ascunse în registrul de lucru. |
|
Filtre |
Filtre care pot determina stocarea datelor din cache sau ascunse în registrul de lucru. Document Inspector verifică dacă există filtre automate și filtre de tabel aplicate datelor. |
|
Nume ascunse |
Nume ascunse care pot fi sursa datelor ascunse din registrul de lucru. |
Puteți găsi și elimina informații ascunse din prezentările PowerPoint utilizând Document Inspector.
Sfat: Dacă pur și simplu nu scrieți note, selectați fişier > Sigiliu, faceți clic pe diapozitive de dimensiune toata paginași debifați Imprimarea notelor.
Găsirea și eliminarea datelor ascunse și cu caracter personal
Tipuri de date ascunse și personale
Puteți salva diferite tipuri de date ascunse și personale într-o prezentare PowerPoint. Deși este posibil ca aceste informații să nu fie vizibile imediat, ele pot fi totuși culese din prezentare.
Datele ascunse pot include date pe care PowerPoint le adaugă pentru a vă permite să partajați prezentarea cu alte persoane. Aceasta include și informații care au fost marcate intenționat ca ascunse.
Prezentările PowerPoint pot conține următoarele tipuri de informații personale și ascunse:
Note și note scrise de mână. Dacă prezentarea a fost creată cu alții, poate conține note sau note scrise de mână. Aceste informații le permit altor utilizatori să vadă modificările efectuate și numele utilizatorilor care au lucrat la prezentare, precum și comentariile recenzenților.
Date de urmărire a corecțiilor. Când colaborați la un document partajat care este stocat în cloud, PowerPoint 2016 pentru Office 365 ține evidența cine a făcut modificări documentului și când.
Documentați proprietățile și datele personale. Proprietățile documentului (metadatele) includ informații de prezentare, cum ar fi numele autorului, subiectul și titlul. Acestea conțin și informații pe care programele Office le salvează automat, cum ar fi numele persoanei care a salvat ultima dată documentul și data la care a fost creat documentul. Dacă ați folosit anumite funcții, documentul poate conține, de asemenea, informații personale suplimentare, cum ar fi anteturi de e-mail, informații despre trimiterea recenziilor, rutele documentelor, căile imprimantei și informații despre calea fișierelor pentru publicarea paginilor web.
Conținut invizibil pe un diapozitiv. Prezentarea poate conține obiecte care sunt formatate ca neafișabile.
Conținut în afara slide-ului. Prezentările PowerPoint pot conține obiecte care nu apar deoarece au fost mutate din diapozitiv. Astfel de obiecte pot fi inscripții, imagini, elemente grafice și tabele.
Note pentru prezentare. Secțiunea de note a unei prezentări PowerPoint poate conține text pe care este posibil să nu doriți să-l partajați cu alții, mai ales dacă notele au fost create exclusiv pentru prezentator.
Proprietățile serverului de documente. Dacă prezentarea a fost salvată pe un server de gestionare a documentelor, cum ar fi un site web Document Workspace sau o bibliotecă Windows SharePoint Services, poate conține proprietăți suplimentare sau informații despre locația serverului.
Date XML personalizate. Prezentările pot conține date XML personalizate care nu sunt afișate în prezentarea în sine. Document Inspector poate găsi și elimina aceste date XML.
Informații pe care Document Inspector le găsește și le elimină
PowerPoint Document Inspector afișează mai mulți inspectori diferiți pentru a vă ajuta să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale specifice prezentărilor PowerPoint. Pentru o listă a diferitelor tipuri de date ascunse și personale pe care Document Inspector le poate găsi și elimina din prezentări, consultați tabelul de mai jos.
Dacă organizația dvs. a adăugat module suplimentare la Document Inspector, puteți verifica alte tipuri de informații în prezentările dvs.
Inspector | Găsește și elimină |
|---|---|
|
Note |
Note Note scrise de mână |
|
Documentați proprietățile și datele personale |
Proprietățile documentului, inclusiv informațiile filei Sunt comune, StatisticiȘi Alții căsuță de dialog Proprietatile documentului Antete de e-mail Documentați rutele Date trimise spre verificare Proprietăți Document Server Detalii privind politica de gestionare a documentelor Informații despre tipul de conținut Calea către fișierul pentru publicarea paginilor web |
|
Modificați datele de urmărire |
Date despre cine și când a fost modificat fișierul. Această caracteristică este disponibilă numai pentru abonații Office 365 care fac parte din programul Office Insider. Dacă aveți un abonament Office 365, asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune de Office. |
|
Conținut invizibil pe un slide |
Obiecte formatate ca neafișabile Acest inspector nu detectează obiectele care sunt blocate de alte obiecte. |
|
Conținut off-slide |
Conținut sau obiecte care nu apar în prezentare deoarece sunt situate în afara zonei de diapozitive |
|
Note de prezentare |
Text adăugat la secțiunea note de prezentare Document Inspector nu șterge imaginile adăugate la secțiunea de note. |
|
Date XML personalizate |
Date XML personalizate care pot fi stocate într-o prezentare |
Informații pe care Document Inspector le găsește, dar nu le poate elimina
Document Inspector găsește următoarele elemente care pot conține date care nu sunt vizibile în prezentare. Nu le poate șterge, deoarece acest lucru poate duce la nefuncționarea corectă a prezentării. Puteți examina fiecare articol găsit și puteți decide dacă îl eliminați manual sau îl înlocuiți cu un articol fără date ascunse, cum ar fi o imagine statică.
|
Inspectorul de documente găsește |
|
|---|---|
|
Fișiere sau obiecte încorporate |
Fișiere încorporate (cum ar fi documente Office sau fișiere text) sau obiecte încorporate (cum ar fi diagrame sau ecuații) care pot conține date invizibile. Iată câteva exemple de tipuri de obiecte: hărți de biți; Obiecte Microsoft Formula 3.0 Obiecte Microsoft Chart pe o diagramă Obiecte de prezentare PowerPoint Visio Graphics Obiecte document Word text OpenDocument. |
|
Macro-uri sau cod VBA |
Macro-uri sau module VBA care pot conține date ascunse. Acestea includ:
|
Inspector de documente și date personale
Datele de urmărire a modificărilor introduse în PowerPoint 2016 build 8403 pentru Office 365 Insiders ilustrează o limitare a Document Inspector. De exemplu, să presupunem că Julia și Linda colaborează la prezentarea A în Office 365. Datele de urmărire a reviziilor (numele de utilizator și momentul în care au fost modificate) sunt adăugate la prezentare. Dacă Mohammed deschide apoi Prezentarea A în PowerPoint 2013 și rulează File Document Inspector pentru a elimina datele personale, Document Inspector din acea versiune de PowerPoint nu va putea detecta și elimina datele de urmărire a modificărilor adăugate la prezentare folosind versiunea ulterioară a Office 365PowerPoint utilizată de Julia și Li. da. Mohammed nu poate șterge datele de urmărire a corecțiilor fără a face upgrade la versiunea curentă de PowerPoint și apoi a rula Document Inspector
Puteți elimina informațiile ascunse în Visio, la fel ca în alte aplicații Office. Înainte de a începe să copiați un document Visio, este posibil să existe informații pe care doriți să le eliminați din document și din proprietățile fișierului documentului.
Puteți șterge cu ușurință următoarele informații personale în Visio:
Note inserate pe paginile documentului
Numele și inițialele recenzenților și corecțiile pe care le-au făcut
Căi către seturi de elemente
Căile către șabloane și numele fișierelor acestora
Notă: Dacă un document este publicat pe un server partajat, atunci când îl deschideți, sunt afișate informații despre cine l-a deschis și numele computerului pe care este stocat fișierul. Pentru a proteja aceste date, limitați accesul la documente numai persoanelor în care aveți încredere.
Puteți găsi și elimina informații ascunse din prezentările Visio urmând acești pași:
Clic fişier > inteligenţă > Ștergeți datele personale.
Deschide fila Informații personale.
Bifeaza casuta Eliminați următoarele elemente dintr-un document.
Sfat: Bifeaza casuta Avertizați dacă aceste date sunt introduse din nou dacă doriți să primiți un avertisment când încercați să reintroduceți datele personale.
Pentru a elimina datele sensibile din surse externe, bifați caseta de selectare Eliminați datele din surse externe stocate în documentul curent.
Notă: Această casetă de selectare Nu Vă permite să ștergeți datele asociate cu o formă. Îndepărtează sursa de date din schemă, dar dacă datele din aceasta sunt deja în schemă, aceasta trebuie eliminată manual.
Părere
Acest articol a fost actualizat 8 ianuarie 2019 ca urmare a comentariilor dvs. Dacă ați găsit acest articol util, și mai ales dacă nu, vă rugăm să utilizați comenzile de feedback de mai jos pentru a menține deschise câteva sugestii constructive, astfel încât să putem îmbunătăți.
Notă: Această pagină a fost tradusă automat și poate conține inexactități și erori gramaticale. Pentru noi este important ca acest articol să vă fie util. Au fost utile informațiile? De asemenea, pentru comoditate (în engleză).
Fac echipă cu un serviciu extern care include date de primire de la acel serviciu și afișare în excel. Vreau să pot stoca informațiile pe care le conectez în Excel. Obiect de rază. Există vreo proprietate Excel. Range obiecte unde pot fi stocate metadatele?
Clarificați ca în Perspectivă Perspectivă. TaskItem are ItemProperties, care este o Perspectivă. Obiect ItemProperty. Deci există așa ceva în Excel?
Și dacă nu, atunci cel mai bun mod este să salvați metadatele în Excel. Gamă?
Editare: trebuie să persist cu aceste informații despre metadate. În acest fel, dacă utilizatorul salvează, completează și apoi redeschide tutorialul, ar trebui să pot extrage aceste metadate din Excel. Obiect Range (sau orice altă proprietate)
12 raspunsuri
Deoarece aveți nevoie ca informațiile să fie consecvente, am luat o abordare mai simplă și mai clară. Creați o nouă foaie de lucru, denumiți-o ceva de genul Metadate (în cazul în care aveți mai multe de acest fel). Setați-l la VeryHidden (xlSheetVeryHidden nu va fi Unhidden din Excel, nu trebuie să îl ascundeți din cod):
Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden
Salvați toate metadatele pentru intervalul R1 în foaia de metadate din intervalul R1. Codul dvs. va fi foarte simplu și clar în acest fel.
Ar putea arăta ceva de genul:
Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;
Foarte puțini utilizatori știu că pentru fiecare fișier stocat pe un computer, există un set de metadate care conțin informații despre sursa acestuia, autor și alte detalii importante, în funcție de tipul fișierului. În acest articol, voi discuta despre metadate, voi spune despre ce sunt acestea și pentru ce sunt folosite. Apoi voi vorbi despre cum să adăugați și să eliminați metadate. Tot ceea ce este descris se aplică oricărei versiuni de Windows.
Ce sunt metadatele?
Metadatele sunt informații care sunt stocate în aproape orice tip de fișier. Acesta poate include numele dvs., numele unei companii sau al unei organizații, numele computerului dvs., numele unui server din rețeaua dvs. sau unitatea pe care este salvat fișierul; comentarii personale, numele autorilor anteriori, momentul creării și ora ultimei modificări, numărul versiunii sau al revizuirii.
În funcție de situație, aceste date pot fi utile și invers. De exemplu, dacă trebuie să urmăriți diferiții autori ai unui fișier, metadatele vă pot ajuta în acest sens. Metadatele pot fi utile și atunci când căutați fișiere în Windows. De exemplu, dacă colecția dvs. de fotografii conține metadate, acest lucru este foarte util atunci când trebuie să găsiți o fotografie pe care ați făcut-o într-o anumită zi și oră.
Pe de altă parte, dacă lucrați în domeniul juridic sau pur și simplu doriți să păstrați confidențialitatea, atunci când transferați fișiere către altcineva, eliminați cât mai multe informații din acestea, deoarece metadatele vor urma aceste fișiere peste tot.
Cum să adăugați și să editați metadate
Majoritatea fișierelor au propriul set de metadate, dar de foarte multe ori nu pot fi modificate fără software special de la dezvoltatori terți. Deși metadatele fișierelor office (Word, Excel, PowerPoint) sunt destul de ușor de editat. În primul rând, pentru a accesa și vizualiza metadatele unuia dintre aceste fișiere, deschideți meniul contextual Click dreaptași selectați „Proprietăți”.
Aceasta va deschide o fereastră cu proprietățile fișierului. În această fereastră, deschideți fila „Detalii”. Aceasta va prezenta o listă de câmpuri cu informații despre fișier, inclusiv autorul acestuia, când a fost creat sau modificat, sau chiar câte cuvinte și caractere conține.
Unele dintre aceste câmpuri pot fi editate. Pentru a face acest lucru, trebuie pur și simplu să plasați cursorul mouse-ului în câmpul pe care doriți să îl modificați și să introduceți ceea ce aveți nevoie. Dacă doriți ca aceste câmpuri să rămână goale, pur și simplu ștergeți tot ce este scris în ele.
Ori de câte ori creăm, deschidem sau salvăm un document Microsoft Word, informații suplimentare numite metadate sunt înregistrate în el. Același lucru se poate spune și despre fișierele Microsoft Excel și Microsoft PowerPoint. În anumite situații, aceste metadate pot dezvălui informații nedorite despre noi și ne pot compromite.
Deși metadatele sunt stocate implicit, nu există nimic criminal în ele. Ele facilitează organizarea, stocarea și căutarea documentelor și ajută la înțelegerea originii și scopului acestora. Dar sunt cazuri când nu dorim să dezvăluim numele autorului documentului, data creării sau editării, atunci când trimitem fișierul Word către o altă persoană.
Pentru a preveni posibilele consecințe neplăcute, trebuie să învățați cum să eliminați metadatele. Cine știe în ce mâini va cădea un document Word cu numele și inițialele mele, numele organizației și chiar numele computerului.
Aici voi împărtăși trei moduri de a elimina metadatele din documentele Word.
1. Utilizați capabilitățile încorporate ale Word / Excel / PowerPoint
Dacă utilizați Word 2010 sau 2013 (Office 2013), puteți elimina informațiile ascunse despre dvs. în Document Inspector. În fila Fișier, accesați secțiunea Detalii. În grupul Pregătire pentru partajare, faceți clic pe Căutare probleme -> Inspector document. Începem să verificăm în Document Inspector.
După finalizarea verificării, va apărea o fereastră cu opțiuni pentru ștergerea informațiilor. Lângă „Proprietățile documentului și datele personale”, faceți clic pe butonul „Ștergeți tot”.
2. Aplicația Document Metadata Cleaner
Document Metadata Cleaner este un utilitar gratuit pentru eliminarea metadatelor din documentele Microsoft Word, Excel sau PowerPoint. Această aplicație poate suprascrie numele de familie, inițialele, numele organizației, numele computerului, numele serverului de rețea sau al hard diskului (în funcție de locul în care este stocat fișierul), numele de familie ale autorilor anteriori ai documentului, informații despre modificări și versiuni ale documentului, text sau celule ascunse (Excel), comentarii.
3. Programul Doc Scrubber
Doc Scrubber este un alt instrument gratuit pentru analizarea și eliminarea informațiilor ascunse care ne-ar putea compromite. Doc Scrubber are două moduri de funcționare - în primul, extrage toate informațiile ascunse din documente și le arată, iar în al doilea, elimină metadatele dintr-un document selectat sau dintr-un grup de documente colectate într-un singur folder.
Există, de asemenea, utilități plătite care vă ajută să eliminați metadatele din documente. Dar avem nevoie de ele?
Unul dintre cele mai importante avantaje SharePoint Office 365 - integrarea lui cu Microsoft Office 2013, în special de când Excel 2013.
Să analizăm situația: trebuie să faceți o prezentare și să prezentați informații statistice pe o bibliotecă de documente, de preferință vizual - sub formă de diagrame etc.
În biblioteca de documente SharePoint Office 365 nu există astfel de capabilități încorporate, dar există o opțiune pentru a încărca date excela (pentru analiza ulterioară a elementelor bibliotecii SharePoint ). În acest caz, lucrăm cu programul instalat pe computerul local.
În fila „BIBLIOTECĂ” a bibliotecii de documente există un buton nu foarte vizibil (marcat cu roșu în figură) - „Export în Excela".
Să folosim acest buton și să remarcăm, ca opțiune, capacitatea de a lucra cu date în mediul local folosind mijloace familiare excela (de exemplu, sortarea și filtrarea în figura de mai jos):
Acum să trecem la construirea diagramelor în excela folosind butonul „Diagrame recomandate” din panglica programului. excela Grupează automat datele în coloane evidențiate și oferă opțiuni de diagramă. În exemplu, aceasta este o histogramă grupată după codul text de specialitate (metadate) și o diagramă cu bare grupată după autori și numărul de fișiere de document (în figura de mai jos):
Selectați diagrama dorită (în exemplul după autor - „Creat de”) și salvați fișierul pe computerul local.
Să analizăm situația. Să presupunem că am pregătit o diagramă, iar puțin mai târziu la bibliotecă SharePoint Office Alți 365 de participanți la sistem au adăugat fișiere noi. În acest caz, înainte de publicarea finală a datelor, trebuie să redeschideți fișierul salvat anterior și în fila „DATE” faceți clic pe butonul „Actualizați toate”:
Vă rugăm să rețineți că datele au fost actualizate (evidențiate cu roșu în figuri) și diagrama s-a schimbat automat:
Rezum rezultatele intermediare ale celor 5 părți ale articolului. Și așa, l-am analizat cu exemple specifice:
1. 1.Principii de bază ale organizării fișierelor într-o bibliotecă de documente SharePoint Office 365 folosind metadatele „Metadate in Office 365. Partea 1”.
2. 2.Cum se organizează o căutare rapidă a informațiilor pe site-uri web SharePoint Office 365 folosind metadate? „Metadate în Office 365. Partea 2”.
3. 3. Rezolvarea problemelor atunci când lucrați cu cantități mari de informații într-o bibliotecă de documente SharePoint Office 365. „Metadate către Office 365. Partea 3. Sortare și filtrare” .
4.Căutați rapid informații în bibliotecă
SharePoint
Birou
365 atunci când colaborează la mai mulți autori. „Metadate în Office 365. Partea 4. Vizualizări diferite pentru un set de date” .
5. 5.Încărcarea datelor bibliotecii de documente
SharePoint
în Excel pentru analiză. „Metadate în Office 365. Partea 5. Încărcarea în
Excel pentru analiză »/Acest articol